Som dagordningssamordnare i en instans har du möjlighet att ge instansens medlemmar rätt att läsa ditt dagordningsförslag innan du släpper det. Detta görs genom att tilldela rättigheten "Läs opublicerad version" till en mötesdeltagare.
För att tilldela en användare denna rättighet ska du:
- I vänstermenyn i Prepare klickar du på Användare
- Hitta den önskade användaren i användarlistan och klicka på den
- Scrolla ner till rubriken Instans och klicka på Redigera
- För den önskade instansen i instanslistan markerar du rutan under rättigheten Läs opublicerad version
Mötesdeltagaren kommer nu att kunna läsa, göra markeringar, anteckna och dela kommentarer i alla opublicerade dagordningar och protokoll i just denna instans. OBS! Det krävs dock att mötessekreteraren klickar på "Skicka för granskning" inne på mötet för att användarna med denna roll ska kunna se den opublicerade versionen.
Du kan också gå in under själva instansen och ge instansens medlemmar rätt att läsa opublicerade versioner.
Om användaren som har godkänt och läst igenom dagordningen åt dig inte längre ska ha denna rättighet på instansens dagordningar, måste du komma ihåg att ta bort rättigheten för att läsa ej släppta dagordningar inne på användaren.
Godkännande-funktionen innebär att ni kan använda Prepare för granskning av dagordningar och samtidigt vara säkra på att det är en och samma dagordningsversion som alla kommenterar på. När alla har kommenterat på en dagordning kan mötessekreteraren välja att antingen släppa dagordningen eller införa föreslagna ändringar.
- Om organisationen använder sig av instans med integration ska ändringarna göras i ert system för ärende- och dokumenthantering (ÄHS), varefter dagordningen måste publiceras på nytt i Prepare. Den nypublicerade dagordningen kommer att ersätta den tidigare ännu ej publicerade dagordningen i Prepare.
- I instanser utan integration inför du rättelserna i punkterna och publicerar därefter dagordningen.
Hur hittar mötesdeltagaren den opublicerade dagordningen i Prepare?
I Prepares läsdel kan mötesdeltagaren skilja mellan publicerade och ej publicerade dagordningar genom att det står 'Ej publicerad' med röd skrift framför dagordningen i vänstermenyn.
Mötesdeltagaren kan anteckna och markera i den ännu ej publicerade dagordningen och kan även dela sina synpunkter med mötessekreteraren och med andra granskare med hjälp av dela kommentar-funktionen.