Ja, via funktionen "Extra deltagare". Med "Extra deltagare" är det möjligt för en användare att delta i möten utan att vara en instansmedlem. En "extra deltagare" deltar på lika villkor med instansmedlemmar och kan dela kommentarer, göra anteckningar, markera och se stängt material vid de möten som användaren har tillgång till.
Sådan lägga du till en extra mötesdeltagere på ett möte
- Logga in som mötessekreterare i webbläsaren av FirstAgenda Prepare
- Klicka på ”Möten” i vänstermenyn och gå in på det aktuella mötet genom att klicka på den blå pilen till höger
- Klicka på ”Mötesdeltagare” längst upp på sidan vid mötets informationer
- En översikt visas där listan över mötesdeltagare syns på vänster sida. På höger sida har du möjlighet att söka efter användare* som ska delta i mötet som "Extra deltagare"
- Markera vilka användare som ska vara mötesdeltagare
- Användaren/extra deltagaren ingår nu i listan över mötesdeltagare till vänster.
- Den extra deltagaren kan nu logga in och ha tillgång till mötet på lika villkor som instansmedlemmarna
- Spara listan genom att klicka på "Stäng" längst ner
Du har nu lagt till extra mötesdeltagare till mötet. Du kan alltid ta bort en extra mötesdeltagare igen genom att öppna listan och avmarkera den du just har lagt till.
Observera
- Dagordningar som skapats via den manuella mötesredigeraren måste bearbetas igen efter att extra mötesdeltagare har lagts till.
* Listan över användare inkluderar alla användare i organisationen - utom de användare som redan är tillagda till mötet eller de som är instansmedlemmar/övriga medlemmar. Till exempel om du kommer att bjuda in en extern person att delta i ett specifikt möte, då måste den personen först skapas som användare i FirstAgenda Prepare. Du kan bifoga användaren till mötet även om han eller hon inte har accepterat hans/hennes inbjudan till FirstAgenda Prepare.