I Prepare är det möjligt att skicka ut en opublicerad version av ett möte till användare som har tilldelats denna användarroll. Detta gör det möjligt för dessa användare/mötesdeltagare att läsa agendan innan den publiceras till hela instansen. Användare kommer att kunna läsa, markera, skapa anteckningar och dela kommentarer i agendan.
Varje gång du skickar ett möte för granskning har du möjligheten att välja vilka användare med behörigheten 'Läs ej släppt version' som ska få en påminnelse om att mötet är klart för granskning.
Läs här hur du tillåter en användare att läsa en opublicerad version av ett möte.
"Läs opublicerad version" innebär att du kan använda FirstAgenda Prepare för granskning av dagordningar och protokoll och samtidigt säkerställa att det är en och samma version som alla kommenterar. När alla har kommenterat en dagordning kan mötessekreteraren antingen välja att publicera dagordningen eller göra de föreslagna ändringarna.
Så skickar du en opublicerad version av ett möte
- Klicka på menypunkten Möten
- Gå in på eller upprätta det mötet du önskar att skicka som opublicerad version
- Klicka på Skicka för granskning
- Du måste nu välja vilka användare i urvalsgruppen som har rättigheten att läsa icke frisläppta möten och som ska få en påminnelse via e-post om att dagordningen är klar för granskning. Klicka sedan på 'Fortsätt'
- Observera: Ärendesamlare kommer inte att visas i listan över deltagare som kan ta emot en dagordning för granskning, eftersom de redan har fått ett e-postmeddelande meddelande vid överföringen av dagordningen.
- Observera: Ärendesamlare kommer inte att visas i listan över deltagare som kan ta emot en dagordning för granskning, eftersom de redan har fått ett e-postmeddelande meddelande vid överföringen av dagordningen.
- Dagordningen ligger nu bland dina möten som Ej publicerad
Loggar över tidigare skickade dagordningar för granskning
Om du tidigare har skickat en dagordning för granskning kommer det att finnas en logglista i samma ruta som ger en översikt över vilka som tidigare har mottagit en påminnelse via e-post och samtidigt när den skickades.
Logglistan visas i samma fönster där du kan välja vem som ska få en påminnelse om dagordningen för granskning.
Publicering
- Om din organisation använder instanser med ÄHS-integration måste ändringarna göras i ditt ärendehanteringssystem, varefter mötet kommer att behöva publiceras igen. Den nyligen publicerade dagordningen kommer att skriva över den tidigare opublicerade versionen i FirstAgenda Prepare.
- På instanser utan integration gör du korrigeringarna i punkterna och publicerar sedan dagordningen.
Läs här hur du publicerar ett möte.