Som mötessekreterare i en instans kan du ge medlemmarna rätt att läsa igenom din dagordning innan du släpper den, genom att tilldela användarrollen "läs opublicerad version".
För att ge en användare denna roll ska du:
- Gå in under den aktuella användarens profil
- Klicka på Redigera längst upp i högra hörnet av listan
- Välj den instans var i dagordningen ska godkännas
- Sätt en bock framför rättigheten Läs opublicerad version
Mötesdeltagaren kommer nu att kunna läsa, göra markeringar, anteckna och dela kommentarer i alla opublicerade dagordningar och protokoll i just denna instans. OBS! Det krävs dock att mötessekreteraren klickar på "Skicka för granskning" inne på mötet för att användarna med denna roll ska kunna se den opublicerade versionen.
Du kan också gå in under själva instansen och ge instansens medlemmar rätt att läsa opublicerade versioner.
Om användaren, som har läst igenom och godkänt dagordning, inte längre ska vara granskare av instansens dagordningar, måste du komma ihåg att ta bort rättigheten att läsa opublicerade versioner inne på användarprofilen.
Godkännande-funktionen innebär att ni kan använda Prepare för granskning av dagordningar och samtidigt vara säkra på att det är en och samma dagordningsversion som alla kommenterar på. När alla har kommenterat på en dagordning kan mötessekreteraren välja att antingen släppa dagordningen eller införa föreslagna ändringar.
- Om organisationen använder sig av instans med integration ska ändringarna göras i ert system för ärende- och dokumenthantering (ÄHS), varefter dagordningen måste publiceras på nytt i Prepare. Den nypublicerade dagordningen kommer att ersätta den tidigare ännu ej publicerade dagordningen i Prepare.
- I instanser utan integration inför du rättelserna i punkterna och publicerar därefter dagordningen.
Hur hittar mötesdeltagaren den opublicerade dagordningen i Prepare?
I Prepares läsdel kan mötesdeltagaren skilja mellan publicerade och ej publicerade dagordningar genom att det står ej publicerad med röd skrift framför dagordningen i vänstermenyn.
Mötesdeltagaren kan anteckna och markera i den ännu ej publicerade dagordningen och kan även dela sina synpunkter med mötessekreteraren och med andra granskare med hjälp av dela kommentar-funktionen.