Som dagsordensamler i et utvalg har du muligheten til å gi utvalgets medlemmer rett til å lese dagsordenen din før du publiserer den. Dette gjøres ved å tildele rettigheten "les ikke-publisert versjon" til en møtedeltaker.
For å tildele en bruker denne rettigheten, må du:
- I venstremenyen i Prepare klikker du på Brukere
- Finn den ønskede brukeren i brukerlisten og klikk på den
- Scroll ned til overskriften Utvalg og klikk på Rediger
- For det ønskede utvalget i utvalgslisten, setter du et kryss i feltet under rettigheten Les ikke-publisert versjon
Møtedeltageren vil nå kunne lese, kommentere og markere på alle ikke-publiserte dagsordener og referater innenfor det valgte utvalg. Du kan også gå inn under selve utvalget og gi alle utvalgsmedlemmene rettigheter til å lese ikke-publiserte dagsordener.
Hvis brukeren som har godkjent og gjennomlest dagsordenen for deg, ikke lenger skal ha denne rettigheten på utvalgets dagsordener, må du huske å fjerne rettigheten til å lese ikke-publiserte dagsordener inne på brukeren.
"Les ikke-publisert versjon"-funksjonen gir muligheten for at man kan benytte FirstAgenda til reviews av dagsordener, og samtidig sikre at det er den samme dagsordenversjonen alle kommenterer på. Når alle har kommentert på en dagorden, kan dagsordensamleren enten velge å publisere dagsordenen eller foreta foreslåtte endringer.
- Hvis din organisasjon benytter utvalg med integrasjon, skal endringene foretas i din organisasjons sak- og arkivsystem, hvor dagsordenen skal publiseres på nytt. Den nye publiserte dagsorden, overskriver den tidligere ikke-publiserte versjon i FirstAgenda
- I utvalg uten integrasjon foretar du rettelsene på punktene og publiserer deretter dagsordenen.
Hvordan finner møtedeltageren den ikke-publiserte dagsordenen i FirstAgenda Prepare?
I lesedelen av Prepare vil møtedeltageren skille den ikke-publiserte dagsordenen fra publiserte dagsordener ved at det står 'Ikke publisert' med rød skrift i venstremenyen ved den aktuelle dagsordenen.
Møtedeltageren kan notere og markere i den ikke-publiserte dagsordenen, og også kunne dele sine markeringen med andre reviewere og til dagsordenansvarlig gjennom kommentar-funksjonen.