I Prepare er det mulig å sende en ikke-publisert versjon av et møte ut til brukerne som har fått tildelt denne brukerrollen. Det gjør det mulig for disse brukerne/møtedeltakerne å lese gjennom dagsorden før den blir publisert til hele utvalget. Brukere vil kunne lese, lage markeringer, opprette notater og dele kommentarer i dagsordenen.
Hver gang du sender et møte til gjennomlesing, har du muligheten til å velge hvilke brukere med rettigheten 'Les ikke-frigitt versjon' som skal motta en påminnelse om at møtet er klart for gjennomlesing.
Les her hvordan du tillater en bruker å lese en ikke-publisert versjon av et møte.
"Les ikke-publisert versjon" gjør at dere kan benytte FirstAgenda Prepare til gjennomganger av dagsordener og referater, samtidig som dere sikrer dere at det er en og samme versjon alle har tilgang til. Når alle har gjennomgått en dagsorden, kan dagsordenansvarlig enten velge å publisere dagsordenen, eller foreta endringer dere vil ha på plass.
Slik sender du en ikke-publisert versjon av et møte
- Trykk på menypunktet Møter
- Gå inn på/opprett det møtet du ønsker skal sendes som en ikke-publisert versjon
- Klikk på Send til gjennomgang
- Du må nå velge hvilke brukere i utvalget som har rettigheten til å lese ikke-frigitte møter og som skal motta en påminnelses-e-post om at dagsordenen er klar for gjennomlesing. Klikk deretter på 'Neste'.
- Merk: Saksbehandlere vil ikke vises på listen over deltakere som kan motta en dagsorden for gjennomlesing, da de allerede har mottatt en e-postvarsel ved overføringen av dagsordenen.
- Merk: Saksbehandlere vil ikke vises på listen over deltakere som kan motta en dagsorden for gjennomlesing, da de allerede har mottatt en e-postvarsel ved overføringen av dagsordenen.
- Dagsordenen ligger nu i din møderække og ligger under Ikke-frigivet version
Logger over tidligere sendte dagsordener for gjennomlesning
Hvis du tidligere har sendt en dagsorden for gjennomlesning, vil det i samme boks vises en loggliste som gir en oversikt over hvem som tidligere har mottatt en påminnelses-e-post, og samtidig når den ble sendt.
Logglisten vises i det samme vinduet der du kan velge hvem som skal motta en påminnelse om dagsorden for gjennomlesning.
Publisering
- Hvis din organisasjon benytter utvalg med integrasjon til deres sak- og arkivsystem, skal endringene foretas i deres sak- og arkivsystem, hvor så dagsordenen vil publiseres på nytt. Den nye publiserte dagsorden vil overskrive den forrige ikke-publiserte versjonen i FirstAgenda Prepare.
- I utvalg uten integrasjon gjør du rettelser på sakene og publiserer deretter dagsordenen.
Les her hvordan du publiserer et møte.