Artikkelen her beskriver hvordan du publiserer en dagsorden i utvalg med integrasjon i FirstAgenda. Se hvordan du publiserer i utvalg uten integrasjon.
Når du har publiseret din dagsorden i din egen organisasjons sak- og arkivsystem, skal du etterfølgende sørge for å publisere den i FirstAgenda, slik at dagsordenen blir tilgjengelig for møtedeltageren i FirstAgenda. Som regel går der et kvarters tid, etter frigivelsen i sak- og arkivsystem, til dagsordenen ligger klar i FirstAgenda. Du vil motta en beskjed når din dagsorden er klar.
Slik publiserer du en dagsorden i FirstAgenda fra et sak/arkiv-system
- Klikk på menyen Møter
- Klikk på den blå pilen ved den dagsordenen du gjerne vil publisere
(hvis du har lastet opp en agenda som er eldre enn 14 dager, husk å tilpasse datafeltene øverst på siden)
- Du vil nå se en detaljert oversikt over din dagsorden. Her kan du se om din dagsorden er klar til å bli publisert.
- Klikk på den blå Publiser-knappen.
- Publiseringssiden vil nå vises
- Når du frigir en dagsorden, har du mulighet til å legge til en kommentar som sendes ut til møtedeltakerne både som e-postvarsling og eventuelt SMS.
- For eksempel en viktig melding til utvalgsmedlemmene med en påminnelse om at møtet avholdes i et annet lokale enn vanlig.
- Du kan formatere teksten i kommentaren din for å gjøre den mer oversiktlig. Du kan for eksempel bruke:
- Fet
- Kursiv
- Understreking
Punktliste
Dette gjør det lettere å fremheve viktig informasjon for deltakerne.
Hvis du ikke ønsker at utvalgets medlemmer skal varsles om frigivelse av dagsordenen, må du huske å fjerne markeringen ved siden av "Varsle utvalgsmedlemmer".
- Først når du har klikket Publiser vil dagsordenen bli tilgjengelig for utvalgets medlemmer, og mail om at dagsordenen ligger klar i FirstAgenda.