Det er flere ting du bør være oppmerksom på, når du overfører dagsorden fra ePhorte (Elements on premise) til FirstAgenda.
FIRSTAGENDA MODTAGER DATA FRA EPHORTES WEBSERVICE
Her er det vigtig, at I sørger for at dagsordner og protokoller bliver modtaget/accepteret af webservicen.
Overhold disse kriterier ift publicering til EOW
- Dokumentet må være ekspedert og ha en journalstatus av type «På postliste» - f.eks. E.
- Dokumentet må ha arkivformat (her: PDF/A) som aktiv variant.
- Dokumentet må være publisert (enten ved å sette hake for ‘publisert’ i journalpostdetaljer) eller vi valget ‘Gjør tilgjengelig for portal).
- Dokumentet må ikke være unntatt offentlighet vha. en tilgangskode.
PUBLISERING FRA EPHORTE TIL FIRSTAGENDA - SJEKKLISTE
ET UDVALG KOMMER IKKE OVER
- Der skal være et møde med status “publisert” (G,A)
DOKUMENTER KOMMER IKKE MED I OVERFØRSLEN
(mødet er modtaget uden fejl, men mangler dokumenter i FirstAgenda)
- Dokumenter skal være “Godkendt” (G) og tilgængelig
- Sagen og sagsfremstilling skal også være “publisert”
ET GENPUBLICERET MØDE KOMMER IKKE IND I FIRSTAGENDA
- Lav ændringer i mødets stamdata (møtedetaljer, plass, lokale)
BLANKE SIDER I SAGSFREMSTILLINGER
- Har dokumenterne status (journalført eller afsluttet?) er de publiceret i ePhorte?
MØTEDOKUMENTET/MØTEINNKALDING (FØRSTE PUNKT PÅ DAGSORDEN) MANGLER
- Kan indeholde tidligere lukkede sager (som ikke er i punkterne mere). Generer møteinkaling på ny uden lukkede saker.
SAGSPROTOKOLLER VISER KUN OVERSKRIFTER I FIRSTAGENDA
- Tjek i mødet om sagsprotokollen er godkendt og konverteret til en PDF (Word-dokumenter understøttes ikke, webservicen skal have PDF!)