Som administratör och mötessekreterare finns det ett antal instansinställningar som du kan aktivera eller inaktivera. Alla valmöjligheter listas nedan.
Instansinställningar
Namn: Här kan du ändra namnet på instansen
Sluten instans: Sluten instans innebär att du måste vara medlem i instansen för att kunna se den i läsdelen av Prepare.
Om din organisation till exempel har valt att användare har möjlighet att få tillgång till alla öppna instanser, även om de inte är medlemmar på instanserna, så kan det vara bra för dem att stänga instanser som inte borde vara tillgängliga för alla.
Historisk instans: Om några av dina instanser upphör eller det finns en ny instans för en ny period, har du möjlighet att göra den gamla instansen historisk.
När instansen har gjorts historisk kommer den att gå under fliken "Historiska instanser". Instansens ledamöter kommer fortfarande att ha tillgång till materialet i den historiska instansen och kommer även fortfarande att kunna söka i det.
Tillåt offline: Offlinevisning är en funktion som användare kan använda på iPad i vår app. Detta innebär att användaren kan ladda ner innehåll för offlinevisning så att användaren fortfarande kan läsa och förbereda sig för sina möten även om det inte finns någon nätverksanslutning.
Innehållet i mötet sparas inte utanför appen utan laddas ner i appens eget minne.
OBS! Endast administratörer av Prepare kan ändra den inställningen
Tillåt godkännande: När du aktiverar den här funktionen har du möjlighet att slå på Godkännande på de möten som finns på instansen. Som utgångspunkt blir det då automatiskt instansmedlemmar som ska godkänna på instansen.
Tillåt Agenda Live: Live är vår modul som används för att hålla mötet där mötesdeltagare har möjlighet att komma med förslag, lägga till sig på talarlistan och rösta.
Om det här alternativet är aktiverat kommer alla instansmedlemmar på denna instans att få en liten Live-knapp när de går in på en dagordningspunkt på ett möte.
OBS! Du ser endast denna inställning om du har köpt vår modul FirstAgenda Live
Tillåt nedladdning av hela mötet: Om du aktiverar det här alternativet kommer alla medlemmar i instansen att kunna ladda ner hela mötesmaterialet. Inställningen gäller alla möten i instansen.
Användare kan ladda ner både från iPad och från webben.
Tillåt nedladdning av dokument: Om du aktiverar den här inställningen ger du instansens medlemmar möjlighet att ladda ner dokument i en specifik instans. På så sätt kan du begränsa möjligheten att ladda ner dokument till specifika instanser inom en organisation. När funktionen är aktiverad kan instansens medlemmar ladda ner enskilda dokument samt alla dokument i ett specifikt ärende.
Tillåt nedladdning av stängt mötesinnehåll: Om "Tillåt nedladdning av stängt mötesinnehåll" är aktiverat kan utskottsmedlemmar ladda ner mötesinnehåll från stängda dagordningspunkter. Vid nedladdning har utskottsmedlemmarna möjlighet att välja om de vill inkludera bilagor från stängda punkter. Om bilagor väljs bort kommer endast titlarna på de stängda mötespunkterna att laddas ner. Om denna inställning är inaktiverad kommer möjligheten att ladda ner mötesinnehåll för stängda mötespunkter inte att vara synlig i användargränssnittet.
Visa externa bokmärken: När den här funktionen är aktiverad kommer bokmärken som gjorts i ett dokument innan dokumentet har överförts till Prepare att synas. Bokmärkena är synliga i läsdelen i Prepare.
Automatisk radering av möten: Som dagordningssammanställare har du möjlighet att aktivera och använda funktionen "Automatisk radering av möten". På detta sätt kan du välja ett specifikt antal dagar, efter vilket publicerade möten automatiskt raderas. Funktionen är inte automatiskt aktiverad i er organisation, så om du vill använda funktionen måste du först kontakta vår supportavdelning, som sedan aktiverar funktionen i er organisation. Så snart funktionen är aktiverad i er organisation kan du aktivera funktionen och ställa in det önskade antalet dagar - vilket du gör på följande sätt:
- Klicka på skjutreglaget bredvid "Automatisk radering av möten" så att det blir blått.
- Skriv nu antalet dagar som ska gå efter mötets tidpunkt innan mötet automatiskt raderas.
- Klicka slutligen på "Spara" för att spara inställningen.
Observera att när mötet raderas, raderas allt i mötet, inklusive mötesdeltagarnas förberedelse.
Radera: Om du inte längre vill att instansen ska synas i instans-översikten kan du ta bort instansen genom att klicka på Radera. Instansen kommer nu att läggas till i listan över "raderade instanser" istället.
Alla möten som har publicerats på instansen kommer inte att raderas, så om du vill aktivera instansen igen så kommer data fortfarande att finnas kvar. Om du vill att alla möten i en instans ska raderas måste du ta bort varje möte individuellt under menypunkten Möten.
