Du kan til et udvalg oprette deadlines og advarselsperioder, sådan at dagsordensamleren på forsiden i FirstAgenda Management under henholdsvis aktuelle møder samt punkter, der kræver opmærksomhed, får vist deadlines, den aktuelle status samt farvekoder i forhold til udarbejdelse af dagsordener og referater.
Generatorindstillinger er de indstillinger, der bliver sat for generering af dagsordener (henholdsvis kladder og endelige) samt på mødereferater. Du kan redigere indstillingerne enten i forbindelse med oprettelse samt redigering af udvalget.
Du kan tilføje en bruger til et punkt på en mødedagsorden. Du kan tilføje blandt de brugere, der i forvejen er tilføjet til dit udvalg i forbindelse med konfigureringen af udvalget.
Under eller efter et møde udarbejdes der referat med beslutninger og mødedeltagelse.
Der skelnes mellem åbne og lukkede punkter.
Lukkede punkter er fortrolige punkter, som kun udvalgsmedlemmer og andre relevante personer skal kende til. Eksempelvis sager med personlige oplysninger, køb og salg af fast ejendom eller andre fortrolige eller forretningsrelaterede sager.
Åbne punkter er alle øvrige punkter, der ikke indeholder fortrolige oplysninger.
Der kan oprettes forskellige deltagelsesstatus, også kaldet tilstedeværelse. Deltagelsesstatus bruges til at sætte mødedeltagernes tilstedeværelse, når der udarbejdes referat.
Når mødet er afholdt, beslutningerne er indarbejdet og referatet er udgivet, kan mødet afsluttes.
Du har mulighed for at genåbne et afsluttet møde.
En mødesag er den ESDH-sag, hvori mødets dagsorden eller referat automatisk journaliseres, når du publicerer en dagsorden eller referat til dit ESDH-system.
Mødesagen kan tilknyttes i forbindelse med mødets oprettelse. Du kan også senere tilknytte eller ændre tilknytning til en ESDH-mødesag.
Har din organisation integration mellem First Agenda Management og jeres ESDH-system, kan du fremsøge og tilknytte en sag fra jeres ESDH til dit dagsordenspunkt.