Det er flere ting du bør være oppmerksom på, når du overfører dagsorden fra ESA til FirstAgenda.
FIRSTAGENDA MODTAGER DATA FRA ESA OFFENTLIGE WEBSERVICE (EOW)
Her er det vigtig, at I sørger for at dagsordner og protokoller bliver modtaget/accepteret af EOW.
Overhold disse kriterier ift publicering til EOW
- Dokumentet må være ekspedert og ha en journalstatus av type «På postliste» - f.eks. E.
- Dokumentet må ha arkivformat (her: PDF/A) som aktiv variant.
- Dokumentet må være publisert (enten ved å sette hake for ‘publisert’ i journalpostdetaljer i ESA web) eller vi valget ‘Gjør tilgjengelig for portal).
- Dokumentet må ikke være unntatt offentlighet vha. en tilgangskode.
ER DIN DAGSORDEN MER ENN 40 DAGER GAMMEL?
- Er din dagsorden mer enn 40 dager gammel, skal du skrive til FirstAgenda Support, slik at vi kan åpne opp for overføring av ”eldre” dagsordener.
ER STATUS SATT TIL KL?
- Sjekk om status er satt til KL (KL = klar for behandling i utvalg) før publisering i ESA. Status kan ikke være SK (satt på sakskartet)
HAR DU GJORT EN ENDRING I ET DOKUMENT?
- Hvis du gjør en endring inne i et dokument, skal du også gjøre en endring i dagsordendata. For eksempel, kan du sette en ekstra plass i feltet Møtested. Grunnen til at du også må gjøre en endring i dagsordendata, er at import servicen ikke kan se endringen i dokumentet.
HAR DU SJEKKET AT VEDLEGG OG DOKUMENTER ER OFFENTLIG TILGJENGELIGE?
- Hvis du opplever en mangel på et vedlegg i overføringen, kan det være fordi at vedleggene ikke er satt til å være offentlig tilgjengelige. Prokoms service har kun tilllatelse til å laste ned filer som er publisert og gjort offentlig tilgjengelig. Det samme gjelder ved saksdokumenter og protokoll
Viktig: Husk alltid å klikke på linken "Gjør tilgjengelig for portalen" når du publiserer i ESA.
Vær oppmerksom på at det kan ta opptil 20 minutter fra du har publisert i ESA til din agenda er overført til FirstAgenda.