Denna artikel beskriver hur du publicerar dagordningar på instanser med integration till Prepare.
När du har publicerat en dagordning i ditt system för ärende- och dokumenthantering (ÄHS) måste du sedan publicera den i Prepare. Dagordningen måste vara publicerad i Prepare för att kunna läsas av mötesdeltagarna. I regel tar det en kvart från det att dagordningen publicerats i ditt system till den är färdig i Prepare. Du får besked när dagordningen är klar.
Så publicerar du dagordningar i Prepare
- Klicka på menyn Möten.
- Klicka på den blå pilen på den dagordning du vill publicera.
Bild
- Du får nu upp en detaljerad dagordningsöversikt, där du kan se om din dagordning är klar att publiceras
Bild
- Klicka på den blå Publicera-knappen.
- "Publicerings"-sidan visas
- När du släpper en dagordning har du möjlighet att lägga till en kommentar som skickas ut till mötesdeltagarna både som e-postmeddelande och eventuellt SMS.
- Till exempel ett viktigt meddelande till utskottsmedlemmarna med en påminnelse om att mötet hålls i en annan lokal än vanligt.
Bild
- Du kan formatera texten i din kommentar för att göra den tydligare. Du kan till exempel använda:
- Fetstil
- Kursiv
- Understrykning
Punktlista
Detta gör det lättare att framhäva viktig information för deltagarna.
- Om du inte vill att utskottets medlemmar ska meddelas om dagordningens släpp, kom ihåg att avmarkera "Underrätta instansmedlemmar".
- Först efter att du har klickat på Publicera, blir dagordningen tillgänglig för instansmedlemmarna, och de får en epost om att dagordningen är klar för förberedelse i Prepare.