Ja, det kan du via funktionen ”Ekstra mødedeltager”. Med ”Ekstra deltager” er det muligt for en bruger at deltage på møder uden at være udvalgsmedlem. En “ekstra deltager” deltager på lige fod med udvalgsmedlemmer og kan dele kommentarer, lave noter, markere og se lukket materiale på de møder som brugeren får adgang til.
Sådan tilføjer du en ekstra mødedeltager på et møde
- Login som dagsordensamler i webversionen af FirstAgenda Prepare
- Klik på ”Møder” i venstremenuen og gå ind på det aktuelle møde ved hjælp af pilen til højre for mødet
- Klik på ”Mødedeltagere” øverst på siden ved mødets informationer
- En oversigt kommer frem hvor listen over mødets deltagere er synlig i venstre side. I højre side har du mulighed for at fremsøge brugere*, der skal deltage på mødet som "Ekstra deltager"
- Markér ud for den bruger, der skal deltage
- Brugeren/den ekstra deltager er nu en del af listen over mødets deltager i venstre side.
- Den ekstra deltager kan nu logge ind og har adgang til mødet på lige fod med udvalgsmedlemmerne
- Gem listen ved at klikke på ”Luk” nederst
Du har nu tilføjet ekstra mødedeltagere på mødet. Du kan altid fjerne en ekstra mødedeltager igen, ved at åbne listen og fjerne fluebenet du netop har sat.
Bemærk
- Dagsordner der er oprettet via den manuelle mødeoprettelse, skal behandles igen, efter de ekstra mødedeltagere er tilføjet.
*At listen over brugere, der kan tilknyttes som ekstra deltager til mødet omfatter alle brugere i organisationen – undtaget de brugere, der allerede er tilknyttet mødet eller dem, der er udvalgsmedlemmer/øvrige medlemmer. Hvis du f.eks. vil invitere en ekstern person til at deltage på et bestemt møde, så skal vedkommende først oprettes som bruger i FirstAgenda Prepare. Du kan godt tilknytte brugeren til mødet selv om vedkommende ikke har accepteret sin invitation til FirstAgenda Prepare.