Godkendelses-funktionen i FirstAgenda Prepare gør det muligt for mødedeltagere at godkende referater digitalt.
Godkend referater digitalt
Godkendelse kan anvendes som erstatning for det fysiske underskriftsark, som mødedeltagerne er forpligtet til at underskrive i forbindelse med godkendelse af referater ved f.eks. politiske møder og bestyrelsesmøder. Ved at bruge den digitale godkendelse behøver dagsordensamleren ikke at 'jagte' den person, der blev nødt til at gå straks efter mødet og derfor ikke nåede at afgive sin underskrift.
I FirstAgenda Prepare får dagsordensamleren eller mødeopretteren hurtigt overblik over, hvem af mødedeltagerne der har godkendt, og hvem der mangler. Via dette overblik er det også muligt at sende en reminder ud til de mødedeltagere, der endnu ikke har godkendt referatet. Når alle har godkendt kan dagsordensamleren downloade et godkendelsesark, som indeholder navnene på alle, der har godkendt samt tidspunktet for godkendelsen. Godkendelsesarket kan efterfølgende arkiveres.
Funktionen kan også bruges til at godkende enkeltstående punkter - så skal godkendelse blot aktivereres på alle punkter, der kræver godkendelse.
Eksempel på godkendelsesproces:
- Dagsordensamler frigiver en dagorden til f.eks. et Byrådsmøde. På dagsordenen er der tilføjet et ekstra dagsordenpunkt (altid sidste punkt). Dette dagsordenpunkt navngives “Underskriftsark”. Selve sagsfremstillingen behøver ikke at have noget indhold. Det kan blot være et tomt dokument.
- Udvalget skal godkende beslutningsprotokollen. For at godkende beslutningsprotokollen, skal hvert medlem underskrive ved at trykke på "Godkend.”
- På dagsordenpunktet “Underskriftsark” har dagsordensamleren aktiveret godkendelses-funktionen.
- Når mødet er færdigt, husker mødelederen alle mødedeltagerne på, at de lige skal trykke Godkend på punktet “Underskriftsark”, inden de går. Hvis der er nogle af mødedeltagerne som allerede er smuttet, sender dagsordensamleren via godkendelsesfunktionen en påmindelse til dem om at de skal huske at godkende.
Aktivering af godkendelsesfunktion
Det er dagsordensamler på et udvalg, som aktiverer godkendelse, og først når funktionen er aktiveret vil godkendelsesknappen blive synlig for mødedeltagerne. Hvordan du som dagsordensamler slår godkendelse til på udvalg og dagsordner, og hvordan du indstiller rettigheden til at mødedeltagerne kan godkende, kan du læse mere om i vores relaterede artikler i menuen til højre.