Vejledning: Sådan overfører du møder fra Public360 til Prepare
Proceduren med at bruge en anden status end «Offentlig» for at overføre møder er mest relevant for dig som bruger OpenGov publiceringsløsning. Hvis du bruger en OnPrem-version af P360, skal du se bort fra denne procedure.
- Opret et møde med tilhørende sagsfremstilling, bilag mm. i P360
- Når mødet er klar til at blive overført til FirstAgenda Prepare sætter du mødet i status "Offentlig". Mødet overføres nu til FirstAgenda Prepare
Vær opmærksom på at P360 har en konfigurationsindstilling som definerer hvilke statuser møderne skal have for at blive overført til FirstAgenda Prepare. Dette betyder at afhængig af din konfiguration, vil møder i andre statuser end "Offentlig" også overføres til FirstAgenda Prepare.
- Nu skal mødet frigives til mødedeltagerne (læs mere her). Mødedeltagerne laver deres forberedelse og udvalget afholder mødet
Image
- Herefter skal der skrives referat, mødet sættes derfor i status "Under arbejde / Under forberedelse" i Public 360. Skriv så referatet.
- Når referatet er færdigt og klar til overførsel til FirstAgenda Prepare ændres mødestatus til "Afholdt" i P360. Referatet overføres nu til FirstAgenda Prepare
- Nu skal mødet med referatet frigives til mødedeltagerne (læs mer her)
Bemærk
- Det er vigtigt at det altid foreligger en frigivet version af en dagsorden før referatet overføres og frigives ud til mødedeltagerne
- Hvis mødet ikke skal vises på OpenGov, men kun i FirstAgenda Prepare, må du oprette en statuskode "Frigiv til udvalgsmedlemmer"