Som administrator og udvalgsadministrator er der en række udvalgsindstillinger som du kan slå til eller fra. Alle udvalgsindstillingerne er listet herunder.
Udvalgsindstillinger
Navn: Her kan du ændre navnet på udvalget
Lukket udvalg: Lukket udvalg betyder, at man skal være medlem af udvalget for at kunne se det i læsedelen af Prepare.
Hvis jeres organisation eksempelvis har valgt, at brugere har mulighed for at tilgå alle åbne udvalg, selvom de ikke er medlem af udvalget, så kan de være fint at lukke udvalg, som ikke skal være tilgængelige for alle.
Historisk udvalg: Hvis nogle af dine udvalg udgår eller der kommer et nyt udvalg til en ny periode, så har du mulighed for at gøre det gamle udvalg historisk.
Når udvalget er gjort historisk, så vil det lægge sig under fanen “Historiske Udvalg”. Medlemmerne af udvalget vil stadig have tilgang til materialet i det historiske udvalg og vil også stadig kunne søge i det.
Tillad Offline-visning: Offline visning er en funktion, som brugerne kan anvende på iPad. Det betyder, at brugeren kan downloade indhold til offline visning, så brugeren stadig kan læse og forberede sig til sine møder, selvom der ikke er netværksforbindelse.
Mødets indhold bliver ikke gemt uden for appen, men downloades i appens egen hukommelse.
NB. Det er kun administratorer af Prepare, som kan ændre den indstilling.
Tillad godkendelse: Når du slår denne funktion til, så har du mulighed for at slå Godkendelse på, på de møder, som ligger i udvalget. Som udgangspunkt vil det herefter automatisk være udvalgsmedlemmer, som skal godkende i udvalget.
Tillad Agenda Live: Live er vores modul, som bruges til afholdelse af mødet, hvor mødedeltagerne kan stille forslag, melde sig på talerlisten og stemme.
Hvis denne indstilling er slået til, så vil alle udvalgsmedlemmerne i dette udvalg få en lille Live-knap, når de tilgår et dagsordenspunkt på et møde.
Tillad download af mødemateriale: Hvis du slår denne indstilling til, så vil alle medlemmer af udvalget få mulighed for at downloade det fulde mødemateriale. Indstillingen gælder for alle møder i udvalget.
Brugerne kan downloade både fra iPad og fra web.
Tillad download af dokumenter: Hvis du slår denne indstilling til, giver du udvalgsmedlemmerne mulighed for at downloade dokumenter i et specifikt udvalg. Dermed kan du altså begrænse muligheden for at downloade dokumenter til bestemte udvalg i en organisation. Når funktionen er aktiveret, kan udvalgsmedlemmerne både downloade enkelte dokumenter, men også alle dokumenter på en specific sag.
Anvend eksterne bogmærke: Når denne funktion er slået til, så vil bogmærker lavet i et dokument, før dokumentet er blevet overført til Prepare, være synlige. Bogmærkerne er synlige i læse-delen af Prepare.
Automatisk sletning af møder: Som dagsordensamler har du mulighed for at aktivere og benytte funktionen “Automatisk sletning af møder”. På den måde har du mulighed for at vælge et specifikt antal dage, hvorefter publicerede møder automatisk slettes. Funktionen er ikke automatisk slået til i jeres organisation, så ønsker du at benytte funktionen, skal du først og fremmest tage fat i vores support-afdeling, som herefter åbner op for funktionen i jeres organisation. Så snart funktionen er slået til i jeres organisation, kan du aktivere funktionen og indstille det ønskede antal dage - hvilket du gør på følgende måde:
Klik på slideren ud for "Automatisk sletning af møder" så den bliver blå
Skriv nu antallet af dage der skal gå efter mødets tidspunkt før mødet automatisk skal slettes
Klik afslutningsvist på "Gem" for at gemme indstillingen
Vær opmærksom på, at når mødet slettes, så slettes alt på mødet, inklusiv mødedeltagernes forberedelse.
Slet: Hvis du ikke længere ønsker at udvalget skal vises i udvalgsoversigten, så kan du fjerne udvalget ved at trykke på slet. Udvalget vil nu lægge sig på listen over "slettede Udvalg” i stedet for.
Alle indlæste møder i udvalget vil ikke blive slettet, så hvis du ønsker at aktivere udvalget igen, så vil data stadig være der. Hvis du ønsker at alle møderne i et udvalg skal slettes, så skal du slette hvert møde enkeltvis under menupunktet Møder.
