For at anvende automatisk indkaldelse af stedfortrædere, skal der sættes lister med stedfortrædere op på de udvalg, hvor du ønsker at anvende det.
Listerne bruges til at automatisere hvilke stedfortrædere - og i hvilken rækkefølge stedfortræderne skal indkaldes til møder indenfor det udvalg.
Sådan opsætter du en stedfortræderliste på et udvalg
- I venstremenuen klikker du på Udvalg og vælger det/de udvalg du ønsker at benytte funktionen på.
- Her klikker du på Stedfortræderlister, og vil blive sendt til nedenstående side.
Image
Først skal du oprette alle de lister, som der vil blive behov for til dette udvalg.
- Klik på knappen "+ Tilføj ny".
Image
- Klik på den lille pil ud fra 'Vælg parti' og en drop down menu med alle de oprettede partier vil folde sig ud. Vælg nu det/de partier, hvorfra der skal indkaldes stedfortrædere til denne liste.
- De mulige stedfortrædere blive vil nu blive synlige.
- Hvis du ønsker at fjerne en person fra stedfortræderlisten, klikker på blot på de tre prikker til højre og vælger Fjern. Brugeren vil hverken blive slettet fra partiet eller Live, men kun fra denne liste.
Image
- På listen over de indkaldte stedfortrædere, kan du se rækkefølgen de vil blive indkaldt i. Hvis du ønsker at justére på rækkefølgen kan du blot anvende drag'n'drop.
- Tag fat i venstre side af brugeren og træk dem rundt, indtil du er tilfreds med rækkefølgen på indkaldelserne.
- Husk at klikke på Gem, når du er færdig med stedfortræderlisten.
Nu er Stedfortræderlisten oprettet og vil se ud som vist nedenfor. Husk at du kan tilføje det antal Stedfortræderlister du har behov for i dette udvalg.
Image
Følg helt samme procedure i andre udvalg, hvor du også ønsker at benytte automatisk indkaldelse af stedfortrædere.