Hvis der er gået mere end 30 minutter, og din dagsorden ikke er dukket op i FirstAgenda, skal du som det første sikre dig, at dagsordnen i det hele taget er blevet overført til os.
Tjek først og fremmest hvornår jeres upload-klient sidst har kørt. Det gør du på følgende måde:
Har du af en eller anden årsag være nødt til at lave en genpublicering af din dagsorden eller referat, vil den nye version af dagsordnen/referatet skulle frigives i FirstAgenda på ny. Du skal ikke slette den forældede dagsorden, da mødedeltagerne så vil miste deres eventuelle noter og markeringer. Vent i stedet til den nye dagsorden er overført til FirstAgenda og lægger sig under kolonnen ”Ikke-frigivet version”.
Overførslen af dagsordner, fra jeres organisation til FirstAgenda, kører med et bestemt tidsinterval. Hvor ofte I overfører dagsordner afhænger af, hvordan I har indstillet den automatiske overførsel i jeres organisation. De fleste har sat den automatiske overførsel til at køre hvert 15. minut.
Kontakt din it-afdeling for at få oplyst det præcise tidsinterval.
Velkommen som bruger af FirstAgenda Prepare. Inden du skal i gang med at frigive dine dagsordener og afholde møder i Prepare, har vi her en række artikler, som kan hjælpe dig på rette vej. Artiklerne omhandler frigivelse af dagsordener i Prepare for dig, der arbejder i et eksternt system. Her kan du finde en liste over artikler, der beskriver hvordan du får oprettet dine brugere, frigivet dagsordener og til sidst hvordan du får sikret at dine organisationsindstillinger er korrekte.
Når et kommunalvalg står for døren, er der i den forbindelse en lang række opgaver, som skal ordnes. For at hjælpe dig bedst muligt igennem processen, har vi lavet en liste over de situationer, hvor du som dagsordensamler kan anvende FirstAgenda som hjælpeværktøj.
Når vi går ind i en ny valgperiode, er det en god idé at få tidligere politiske udvalg ryddet lidt af vejen - uden naturligvis at gøre dem helt utilgængelige. Med funktonen historiske udvalg, skaber du overblik for brugerne og gør det let for genvalgte politikere at tilgå noter, delte kommentarer og materiale fra den forgangne valgperiode.
Husk, gør ikke et udvalg historisk, før du har publiceret det sidste referat til udvalget!
Når den nye kommunalbestyrelse er valgt, bør de inden for en tidsramme have afholdt deres konstituerende møde.
Læs nedenfor, hvordan du anvender FirstAgenda til det konstituerende møde.
I stedet for at logge på FirstAgenda for at tjekke med jævne mellemrum om din dagsorden, eller referat er klar til frigivelse, kan du blive notificeret pr. mail, så snart din dagsorden ligger parat.
Hvis det er en dagsorden i et nyt udvalg, så er dagsordnen højst sandsynligt blevet overført til FirstAgenda Prepare, men du har bare ikke tilmeldt dig det nye udvalg endnu. Læs om hvordan du tilmelder dig et nyt udvalg.
Der kan være forskellige årsager til, at filerne i din dagsordnen ikke bliver behandlet eller tager tid om at blive behandlet. Som du kan læse nedenfor, kan du få hjælp og forklaring flere steder på sitet.
Du finder status på filoverførslen øverst på detaljeoversigten af mødet. Det er den side, du kommer til, når du klikker på den orange pil yderst til højre for mødet i mødeoversigten.
Her kan status på filerne enten være GRØN eller RØD.