Godkännande-funktionen i Prepare gör det möjligt för mötesdeltagarna att godkänna protokoll digitalt.
Godkännande av protokoll digitalt
Godkännande kan användas som ersättning för det fysiska signaturbladet, vilket mötesdeltagarna är skyldiga att underteckna i samband med godkännande av protokoll genom t.ex. politiska möten och styrelsemöten. Genom att använda det digitala godkännandet behöver inte mötessekreteraren "jaga" den person som var tvungen att lämna omedelbart efter mötet och därför inte lyckades lämna in sin signatur.
I Prepare får mötessekreteraren snabbt översikt över vilka mötesdeltagere som har godkänt och vem som behöver godkänna. Via denna översikt är det också möjligt att skicka ut en påminnelse till de mötesdeltagare som ännu inte har godkänt protokollet. När alla har godkänt kan mötessekreteraren ladda ner ett godkännandeblad som innehåller namnen på alla som har godkänt och tiden för godkännande. Godkännandebladet kan sedan arkiveras.
Funktionen kan också används för att godkänna enkla punkter - då måste godkännandet bara aktiveras på alla punkter som kräver godkännande.
Exempel på godkännande:
- Mötessekreteraren släpper en dagordning för t.ex. ett kommunfullmäktiges möte. På dagordningen har ytterligare en punkt laggts till (alltid sista punkten). Denna punkt på agendan heter "Signaturark". Själva ärendepresentationen behöver inte ha något innehåll. Det kan bara vara ett tomt dokument.
- Instansen ska godkänna protokollet från beslutet. För att godkänna beslutsprotokollet måste varje medlem underteckna genom att klicka på "Godkänn".
- På punkten ”Signaturark” har mötessekreteraren aktiverat godkännandefunktionen.
- När mötet är över kommer ordföranden ihåg alla mötesdeltagare att de bara måste trycka på Godkänn på posten "Signaturark" innan de lämnar. Om det finns någon av mötesdeltagarna som redan har lämnat skickar mötessekreteraren en påminnelse till dem via godkännandefunktionen som de måste komma ihåg att godkänna.
Aktivering av godkännandefunktionen
Det är mötessekreteraren för en instans som aktivera godkännande och när funktionen är aktiverat vill godkänknappen syns för mötesdeltagarna. Hur man som mötessekreterare tillämpar "godkännande" på instanser och dagordningar och hur man ställer rätten för mötesdeltagarna att godkänna, kan du läsa mer om i våra artiklar om godkännande.