Under implementeringen av Prepare har vi byggt upp ett program som på ett säkert sätt överför dagordningar och protokoll som publicerats i ert system för ärende- och dokumenthantering till Prepare. Överföringen sker via HTTPS med hjälp av Prepares upload-klient.
Vi kan inte veta exakt hur processen går till innan dagordningen exporteras till oss, men i de flesta fall går den till som på bilden nedan.
De 4 mapparna, 01, 02, 03 och 04, är exempel på 4 olika dagordningar som har upprättats i ett system för ärende- och dokumenthantering (ÄHS). När ni har gjort färdigt en dagordning (t.ex. 01) och klickar på Publicera - eller vad knappen heter i ert system för ärende- och dokumenthanering - kommer dagordningen att kopieras till en källmapp. I källmappen ligger dagordningen tillsammans med era andra färdiga dagordningar tills upload-klienten skickar dagordningarna till Prepare. Hur ofta överföringen sker beror på vilket intervall ni har angivit i er organisation. De flesta har angivit att den automatiska överföringen ska ske var 5:e minut. (Kontakta din IT-avdelning om du vill veta det exakta tidsinterveallet).
När dagordningen visas i Prepare under kolumnen "Inte släppt version" dröjer det en kort stund (oftast några få minuter) innan alla filer har behandlats och är klara att släppas. Efter släppet kan dagordningen visas korrekt på både iPad och webb.