Som administrator og utvalgsadministrator er det en rekke utvalgsinnstillinger du kan slå av og på. Alle utvalgsinnstillingene er listet under her:
Utvalgsinnstillinger
Navn: Her kan du endre navnet på utvalget
Lukket utvalg: Lukket utvalg betyr at man skal være medlem av utvalget for å kunne se det i lesedelen av Prepare.
Hvis deres organisasjon for eksempel har valgt at brukere har mulighet for å se og lese dokumenter i alle deres åpne utvalg, også selv om de ikke er medlem av det, er det fint å lukke utvalg som ikke skal være tilgjengelige for alle.
Historiske utvalg: Hvis noen av dine utvalg utgår eller det kommer et helt nytt utvalg en periode, så har du mulighet for å gjøre de gamle utvalgene historiske.
Når utvalget er gjort historisk, vil det legge seg under fanen "Historiske utvalg". Medlemmene av utvalget vil fortsatt ha tilgang til materialet i det historiske utvaglet og vil også kunne søke i det.
Tillat Offline-visning: Offline visning er en funksjon som brukerne kan benytte på iPad. Det betyr at brukeren kan laste ned innhold til offline visning, slik at brukeren fortsatt kan lese og forberede seg til sine møter, selv om de ikke har tilgang til nett.
Møtets innhold blir ikke lagret utenfor appen, men lastes bare ned i appens eget minne.
NB. Det er kun administratorer av Prepare, som kan endre denne innstillingen.
Tillat godkjennelse: Når du slår på denne funksjonen, har du mulighet for å slå godkjennelse på de møtene som ligger i utvalget. Som utgangspunkt vil det heretter automatisk være utvalgsmedlemmer smo skal godkjenne i utvalget.
Tillat Agenda Live: Live er vår modul som brukes til møteavholdelse, hvor deltakerne kan stille forslag, melde seg på talerlisten og stemme.
Hvis denne innstillingen er aktivert, vil alle utvalgsmedlemmer i dette utvalget få en liten “Live”-knapp når de åpner en sak på dagsordenen i FirstAgenda Prepare-appen på iPad.
Tillat nedlasting av møtemateriale: Hvis du slår denne innstillingen på, vil alle medlemmer av utvalget ha mulighet til å laste ned det fulle møtematerialet. Innstillingen gjelder alle møter i utvalget.
Brukerne kan laste ned både fra iPad og fra nettversjonen.
Tillat nedlasting av dokumenter: Hvis du aktiverer denne innstillingen, gir du utvalgsmedlemmene muligheten til å laste ned dokumenter i et bestemt utvalg. På denne måten kan du begrense muligheten til å laste ned dokumenter til bestemte utvalg i en organisasjon. Når funksjonen er aktivert, kan utvalgsmedlemmene både laste ned enkeltstående dokumenter og alle dokumenter knyttet til en spesifikk sak.
Bruk eksterne bokmerker: Når denne funksjonen er slått på, så vil bokmerker laget i et dokument, før bokmerket er overført til Prepare, være synlige. Bokmerkene er synlige i lese-delen av Prepare.
Automatisk sletting av møter: Som dagsordenansvarlig har du muligheten til å aktivere og bruke funksjonen "Automatisk sletting av møter". På denne måten kan du velge et bestemt antall dager, etter hvilket publiserte møter automatisk slettes. Funksjonen er ikke automatisk aktivert i deres organisasjon, så hvis du ønsker å bruke funksjonen, må du først kontakte vår støtteavdeling, som deretter aktiverer funksjonen i deres organisasjon. Så snart funksjonen er aktivert i deres organisasjon, kan du aktivere funksjonen og angi ønsket antall dager - noe du gjør på følgende måte:
- Klikk på skyveknappen ved siden av "Automatisk sletting av møter" slik at den blir blå.
- Skriv nå antallet dager som skal gå etter møtetidspunktet før møtet automatisk slettes.
- Klikk til slutt på "Lagre" for å lagre innstillingen.
Merk at når møtet slettes, slettes alt i møtet, inkludert møtedeltakernes forberedelse.
Slett: Hvis du ikke lenger ønsker at utvalget skal vises i utvalgsoversikten, så kan du fjerne utvalget ved å trykke på slett. Utvalget vil nå legge seg på listen over "slettede utvalg".
Alle allerede publiserte møter i utvalget vil ikke bli slettet, så dersom du ønsker å aktivere utvalget igjen, så vil data stadig være der. Hvis du ønsker at møtene i et utvalg skal slettes, må du slette hvert møte enkeltvis under menypunktet Møter.
