I Prepare er det muligt at sende en ikke-frigivet version af et møde ud til brugere, som er blevet tildelt denne brugerrolle - du sender altså et møde til gennemlæsning. Det gør det muligt for disse brugere/mødedeltagere at læse dagsordenen igennem, inden den bliver frigivet til hele udvalget. Brugerne vil kunne læse, lave markeringer, oprette noter og dele kommentarer i dagsordenen.
Hver gang du sender et møde til gennemlæsning, har du mulighed for at vælge hvilke brugere med rettigheden 'Læs ikke-frigivet version', som skal have en reminder om, at mødet er klar til gennemlæsning.
Læs her, hvordan du tillader en bruger at læse en ikke-frigivet version af et møde.
"Læs ikke frigivet version" bevirker, at I kan benytte FirstAgenda Prepare til reviews af dagsordener og referater og samtidigt sikre, at det er en og samme version, alle kommenterer på. Når alle har kommenteret på en dagorden, kan dagsordensamleren enten vælge at frigive dagsordnen eller foretage de foreslåede ændringer.
Sådan sender du et møde til gennemlæsning
- Tryk på menupunktet Møder
- Gå ind på / opret det møde du ønsker skal sendes som en ikke-frigivet version
- Klik på Send til gennemlæsning
- Du skal nu vælge hvilke brugere i udvalget, der har rettigheden til at læse ikke-frigivne møder, som skal modtage en reminder e-mail om, at dagsordenen er klar til gennemlæsning. Klik herefter på 'Næste'.
- Bemærk: Dagsordensamlere vil ikke fremgå på listen over deltagere, der kan modtage en dagsorden til gennemlæsning, da de allerede har modtaget en mail-notifikation ved overførslen af dagsordenen.
- Bemærk: Dagsordensamlere vil ikke fremgå på listen over deltagere, der kan modtage en dagsorden til gennemlæsning, da de allerede har modtaget en mail-notifikation ved overførslen af dagsordenen.
- Dagsordenen ligger nu i din møderække og ligger under Ikke-frigivet version
Logs over tidligere udsendte dagsordener til gennemlæsning
Hvis du tidligere har udsendt en dagsorden til gennemlæsning, vil der i samme boksfremgå en log-liste men overbik over hvem der tidligere har modtaget en reminder-mail, og samtidig hvornår den er afsendt.
Log-listen fremgår i samme vindue, hvor du kan vælge, hvem der skal modtage en reminder om dagsorden til gennemlæsning:
Frigivelse
- Hvis din organisation benytter udvalg med ESDH-integration, skal ændringerne foretages i jeres ESDH-system, hvorefter dagsordnen vil skulle publiceres på ny. Den nypublicerede dagsorden vil overskrive den tidligere ikke-frigivne version i FirstAgenda Prepare.
- I udvalg uden integration foretager du rettelserne på punkterne og frigiver derefter dagsordnen.
Læs her hvordan du frigivet et møde.