I Prepare er det muligt at sende en ikke-frigivet version af et møde ud til brugere, som er blevet tildelt denne brugerrolle. Det gør det muligt for disse brugere/mødedeltagere at læse dagsordenen igennem, inden den bliver frigivet til hele udvalget. Brugerne vil kunne læse, lave markeringer, oprette noter og dele kommentarer i dagsordenen.
Læs her, hvordan du tillader en bruger at læse en ikke-frigivet version af et møde.
"Læs ikke frigivet version" bevirker, at I kan benytte FirstAgenda Prepare til reviews af dagsordener og referater og samtidigt sikre, at det er en og samme version, alle kommenterer på. Når alle har kommenteret på en dagorden, kan dagsordensamleren enten vælge at frigive dagsordnen eller foretage de foreslåede ændringer.
Sådan sender du en ikke-frigivet version af et møde
- Tryk på menupunktet Møder
- Gå ind på / opret det møde du ønsker skal sendes som en ikke-frigivet version
- Klik på Send til review
- Klik nu på Send e-mail. De brugere som har rettigheden til at læse en ikke-frigivet version vil få en mail omkring at dagsordenen er klar til gennemlæsning
- Dagsordenen ligger nu i din møderække og ligger under Ikke-frigivet version
Frigivelse
- Hvis din organisation benytter udvalg med ESDH-integration, skal ændringerne foretages i jeres ESDH-system, hvorefter dagsordnen vil skulle publiceres på ny. Den nypublicerede dagsorden vil overskrive den tidligere ikke-frigivne version i FirstAgenda Prepare.
- I udvalg uden integration foretager du rettelserne på punkterne og frigiver derefter dagsordnen.
Læs her hvordan du frigivet et møde.