Under implementeringen af FirstAgenda Prepare, er der blevet opsat et program, der på sikker vis sørger for, at overføre de dagsordner og referater, som I publicerer i jeres ESDH-system til FirstAgenda Prepare. Overførslen foregår via HTTPS ved hjælp af FirstAgenda Upload-klient.
Det er ikke muligt for os præcist at vide, hvordan processen foregår, inden dagsordnen eksporteres til os, men i de fleste tilfælde foregår den som illustreret på tegningen nedenfor.
De 3 mapper: D1, D2 og D3, er eksempler på 3 forskellilge dagsordner, som er blevet oprettet i et ESDH-system. Når I har færdiggjort en dagsorden (f.eks. D1) og klikker på Publicér - eller hvad knappen nu hedder i jeres ESDH - vil dagsordnen blive kopieret til en kildemappe. I kildemappen ligger dagsordnen sammen med andre af jeres færdige dagsordner, indtil Upload-klienten sørger for at sende dagsordnerne til FirstAgenda. Hvor ofte overførelsen foregår afhænger af, hvilket internval I i jeres organisation har angivet. De fleste har sat den automatiske overførsel til at køre hvert 5. minut (Kontakt eventuelt din it-afdeling for at få oplyst det præcise tidsinterval).
Når dagsordnen er synlig i FirstAgenda Prepare under kolonnen "Ikke frigivet-version", vil der gå kort tid (ofte få minutter), før alle filer er blevet behandlet og klar til frigivelse. Efter frigivelse kan dagsordnen vises korrekt både på at iPad og web.