Opdateringen skal også sikre en fremtidsmæssig stabilitet, og samtidig give mulighed for at understøtte flere forskellige loginmuligheder såsom SAML 2, MitID og andre.
Nedenfor vil vi gennemgå, nogle af de mest væsentlige ændringer, opdateringen indebærer, samt hvad det betyder for dig, som bruger af Prepare. Først vil vi dykke ned i, hvilke ændringer, der er aktuelle for mødedeltagerne og herefter for administratorerne.
OBS:
Hvis du har gemt den gamle loginside som bogmærke, så skal du opdatere bogmærket til den nye loginside. Skriv web.firstagenda.com eller web.firstagenda.eu i browseren og tryk enter. Gem herefter den nye loginside.
Opdater appen til version 8.0.0
Du kan også se en gennemgang af opdateringen fra et af vores nyligt afholdte webinarer.
Ændringer for mødedeltager
Nyt login site:
- Forbindelse med opdateringen logger du nu ind fra en ny, fælles loginplatform
- Du skal bruge dit brugernavn, som i mange tilfælde er det samme som din e-mail
- Kan du ikke huske dit brugernavn, kan du klikke på "Glemt Brugernavn" ved login og følge anvisningerne
Link til den nye brugeradministration
- Klikker du på dit profilbillede i øverste højre hjørne og herefter trykker på “Rediger profil” vil du blive ført direkte ind til den nye brugeradministration. Her kan du redigere i dine stamdata.
Brugernavn og 2-faktor login
- I den nye brugeradministration er det nu muligt at ændre dit brugernavn og samtidig slå 2-faktor login til på din bruger, så det gælder for alle de organisationer, du er medlem af.
Er du undtaget AD?
- Brugere der er undtaget AD, kan nu bruge deres AD-mail som brugernavn.
Nyt invitationsflow
Vi har optimeret invitationsflowet, så selve oprettelsen af en bruger bliver både hurtigere og lettere.
- Du vil nu blive bedt om at indtaste SMS-engangskoden straks efter, at du har klikket på “Accepter Invitation” i invitationsmailen.
- Har den nye bruger allerede et login, vil Prepare søge efter brugeren på baggrund af mail eller brugernavn. Dermed er det nu sværere at komme til at oprette 2 forskellige brugere.
- Hvis du i forvejen er logget ind i en organisation, så skal du kun tilføje den nye organisation og behøver ikke besværet med at logge ind igen
- Det er ikke længere nødvendigt at logge ind efter du har fuldført oprettelsen af din bruger
Ændringer for administrationen
Todelt administratorrolle
- Efter opdateringen vil den tidligere administratorrolle være todelt, så du som bruger kan tildeles henholdsvis en brugeradministratorrolle og/eller en organisationsadministratorrolle.
- Brugeradministrator: Kan administrere og oprette brugere (erstatter den tidligere funktion “Må dagsordensamler administrere brugere”)
- Organisationsadministrator: Kan administrere organisationen og se alle udvalg (uden at være dagsordensamler)
- NB: Du skal selv have rettigheden for at kunne tildele den til andre. Når du har begge roller, så svarer det til den tidligere administratorrolle.
Redigering af bruger
- Ønsker du at redigere en brugers stamdata, kan du fortsat finde listen med brugere og brugerinformation i Prepare, hvortil der vil være et link til selve redigeringen, som foregår i den nye brugeradministration.
Nyt oprettelses/invitationsflow
- Når du fremover vil oprette en bruger, finder du en “Opret Bruger”-knap under “Brugere”. Du vil herefter blive ført over til den nye brugeradministration for at færdiggøre invitationen, og vil afslutningsvis blive ført tilbage til Prepare.
- Ønsker du at redigere en invitation kan du fortsat fremsøge brugeren i Prepare, men selve redigeringen vil foregå i den nye brugeradministration.
- Invitationen udløber efter 30 dage, hvilket også fremgår af mail-invitationen.
- I den nye brugeradministration vil du kunne finde listen med alle inviterede brugere i organisationen - og du vil kunne filtrere på inviterede og udløbne invitationer.
Brugerstatus flyttet til den nye brugeradministration
- Status på brugerne er også flyttet til den nye brugeradministration, hvor du vil kunne filtrere på aktive brugere, deaktiverede brugere, spærrede brugere samt brugere med udløbne adgangskoder.
- Deaktivering og sletning af brugere er ligeledes flyttet til den nye brugeradministration
Organisationsindstillinger flyttet til ny brugeradministration
Nogle af de organisationsindstillinger, du tidligere har kunne ændre i Prepare, er flyttet til den nye brugeradministration. Her er der tale om:
- Navn på organisation
- Sprog på organisation
- Antal dage mellem skift af adgangskode
- Antal tilladte fejllogin
- Supportoplysninger: mail, telefon, website og navn
Organisationsadministrator kan nu også aktivere 2-faktor SMS-kode på en organisation, hvilket ligesom ovenstående aktiveres i den nye brugeradministration.