Under implementeringen av FirstAgenda Prepare, er det satt opp et program som sørger for å overføre de dagsordener og referater, som publiserer i deres/ditt eget sak- og arkivsystem til Prepare. Overførselen foregår på en sikker måte via HTTPS, ved hjelp av FirstAgenda Upload-klient.
Det er ikke mulig for oss, helt eksakt å vite hvordan prosessen foregår, innen dagsordenen eksporteres til oss, men i de fleste tilfellene foregår den som vist på tegningen nedenfor.
De 3 mapper: D1, D2 og D3, er eksempler på 3 forskjellige dagsordener som har blitt opprettet i et sak og arkivsystem. Når en dagsorden er klar (f.eks. D1) og man klikker på Publisér - eller hva knappen kalles i deres eget sak og arkiv - vil dagsordenen bli kopiert til en kildemappe. I kildemappen ligger dagsordenen sammen med de andre ferdige dagsordener, inntill Upload-klienten sørger for å sende dagsordenene til Prepare. Hvor ofte overførelsen foregår, avhenger av hvilket intervall din organisasjon har angitt. De fleste har satt den automatiske overførselen til å aktiveres hvert 5. minutt (Kontakt eventuelt din it-afdeling for å få opplyst det tidsintervallet).
Når dagsordenen er synlig i Prepare, under kolonnen "Versjon under innlesning", vil det gå kort tid (ofte få minutter) før alle filene er behandlet og klar til utgivelse. Etter utgivelsen kan dagsordenen vises korrekt både på iPad og web.