Så fungerar 'Skanning av personnummer'
Med skanning av personnummer är det möjligt att skanna ert mötesmaterial efter personnummer innan publicering.
Skanning av personnummer blir aktuell när du är redo att publicera ditt möte.
- När du har importerat ditt möte till Prepare, klicka på knappen Skanna och gå till publicering.
- Dokumenten i mötet skannas nu efter personnummer.
Om inga potentiella förekomster hittas
- Om inga potentiella förekomster hittas, kan du enkelt klicka på knappen Gå till publicering och sedan publicera mötet.
Om potentiella förekomster hittas
- Om potentiella förekomster hittas, blir du meddelad och får en lista över relevanta dokument. Det kommer också att markeras var i dokumenten förekomsterna har hittats.
- Om du vill göra ändringar i dokumenten, måste du återvända till det system där du förbereder dina dagordningar och göra ändringarna. Sedan laddar du upp mötet på nytt i Prepare och skannar dokumenten igen.
- Om inga fler förekomster hittas, visas skärmen som ovan och du kan publicera mötet.
- Om du å andra sidan bedömer att inga åtgärder behövs för förekomsterna, exempelvis om förekomsterna inte faktiskt innehåller personnummer, klicka på knappen Gå till publicering.
- Därefter får du ett meddelande om att du är på väg att publicera en dagordning med potentiella förekomster. Om du fortfarande vill publicera, klicka på Gå till publicering.
- Du möter sedan nedanstående skärm där du, som vanligt, har möjlighet att lägga till en kommentar till publiceringen.
- Observera att fältet 'Datascanning' är markerat med ett rött utropstecken för att uppmärksamma att förekomster har hittats som inte har ändrats.
- Observera att fältet 'Datascanning' är markerat med ett rött utropstecken för att uppmärksamma att förekomster har hittats som inte har ändrats.
- Klicka på Publicera för att publicera dagordningen i Prepare.
Observera
Skanningen av personnummer är enbart textbaserad. Verktyget kommer därför inte att upptäcka potentiella personnummer om de visas i en bild. Var även medveten om att vi, trots användningen av ett avancerat skanningsverktyg, inte kan garantera att alla förekomster kommer att upptäckas.