I denne opdatering af Prepare kommer vi med flere nye features og forbedringer til den administrative del af Prepare, som kan hjælpe med at effektivisere flere forskellige processer.
Valg af primær dagsordensamler på udvalgsniveau
I organisationer med flere dagsordensamlere på et udvalg var det svært at identificere den primære ansvarlige. I Webadmin under menu-punktet "Udvalg" kan andre dagsordensamlere nu se, hvem der er den primære dagsordensamler på udvalget. Dagsordensamlerne vælger selv den primære dagsordensamler fra en liste. Det er muligt at vælge at sætte flere på til at være primære, og fulde navn samt e-mail vises.
Visning af åbne titler og beslutninger før frigivelse af ESDH-møder:
I Webadmin markeres lukkede punkter nu med en rød ramme, hvis en åben titel og/eller beslutning er overført fra ESDH til Prepare. Dette gør dagsordensamlerne opmærksomme på at dobbelttjekke åbne titler og beslutninger, inden mødet frigives.
Visningen sker, når udvalget er aktiveret under Publicerings-API og dermed sendes til visning på en offentlig hjemmeside. Udvalget skal også have aktiveret "Vis åben titel" og "Vis åben beslutning" under Publicerings-API.
Det sker kun på møder, som er overført fra ESDH-systemer, som understøtter åbne titler, og åbne beslutninger og som sender disse oplysninger til Prepare.
Journalisering af manuelle referater til ESDH:
Nu har vi gjort det muligt at journalisere referater, som er oprettet direkte i Prepare. Journalisering vil ske automatisk, så snart en manuelt oprettet dagsorden får status af at være referat, d.v.s enten ved oprettelse af beslutninger i læsedelen af Prepare eller efter mødets sluttidspunkt.
Før journaliseringsfunktionen virker, skal der installeres en klient i det miljø, som skal modtage referatet, når det frigives i Prepare. Herefter skal der på udvalgsniveau i Prepare aktiveres "ESDH journalisering", og der skal indsættes et sagsnummer fundet på udvalget i ESDH.
Efter frigivelse af referatet får dagsordensamleren en status for journaliseringen på mødeoversigten, der viser "Under behandling" og herefter tidspunktet for overførslen, når den er fuldført.
VIGTIGT: Løsningen er først og fremmest udviklet til SBSYS, men vi har mulighed for at overføre til alle ESDH-systemer, såfremt ESDH-systemet har den rette struktur til at modtage dataen. Det er forskelligt fra ESDH til ESDH, hvordan de modtager data. Der vil være en omkostning forbundet med funktionen. Tag derfor fat i din kundeansvarlig for at høre nærmere.
Andre forbedringer og fejlrettelser:
- Udvidet vindue for lange udvalgstitler:
Vinduet til udvalg er blevet lidt større for bedre at vise lange udvalgstitler, dog med en maksimal bredde på kolonnen. - Ændring på punkt med godkendelse:
Der vises nu igen en advarsel ved frigivelse af dagsorden/referat, hvis der er lavet ændringer på et punkt med godkendelse. - Tidsstempel på godkendelsesark:
Fejlen, hvor tidsstemplet på godkendelsesark var 2 timer bagud, er rettet. - Ekstra deltagere og notifikationer:
En fejl, der forhindrede ekstra deltagere på lukkede udvalg i at tilmelde sig notifikationer i særlige scenarier, er løst.