Oppdateringen skal sørge for en mer fremtidsmessig stabilitet, og gi muligheter for å understøtte flere ulike loginmuligheter, som SAML 2, BankID og flere.
Under vil vi gå gjennom noen av de mest vesentlige endringene oppdateringen innebærer, samt hva det betyr for deg som bruker av Prepare. Først vil vi dykke ned i hvilke endringer som er aktuelle for møtedeltakerne og sist for administratorer.
OBS:
- Hvis du har lagret den gamle påloggingssiden som et bokmerke, må du oppdatere bokmerket til den nye påloggingssiden. Skriv inn web.firstagenda.com eller web.firstagenda.eu i nettleseren og trykk enter. Lagre deretter den nye påloggingssiden.
- Oppdater appen til versjon 8.0.0
Du kan også se en gjennomgang av oppdateringen fra et av våre nylig avholdte webinarer.
Endringer for møtedeltakere
Ny innloggingsside:
I forbindelse med oppdateringen logger du nå inn fra en ny, felles innloggingsplattform.
Du må bruke ditt brukernavn, som i mange tilfeller er det samme som din e-postadresse.
Hvis du ikke kan huske ditt brukernavn, kan du klikke på "Glemt Brukernavn" ved innlogging og følge instruksjonene.
Link til den nye brukeradministrasjonen
Klikker du på ditt profilbilde i øverste høyre hjørne og videre klikker på ”Rediger profil” vil du bli ført direkte inn i den nye brukeradministrasjonen. Her kan du redigere dine stamdata.
Brukernavn og to-faktor-login
I den nye brukeradministrasjonen er det nå mulig å endre ditt brukernavn og samtidig slå på to-faktor-login til din bruker, slik at det gjelder alle de organisasjonene du er medlem av.
Er du unntatt AD?
Brukere som er unntatt AD, kan nå bruke sin AD-e-post som brukernavn.
Ny invitasjonsflyt
Vi har optimert invitasjonsflyten, så selve opprettelsen av en bruker går både raskere og enklere.
Du vil nå bli bedt om å skrive inn engangskoden du får på SMS rett etter at du har klikket på ”Aksepter invitasjon” i invitasjonsmailen.
Har den nye brukeren allerede et login, vil Prepare søke etter brukeren på bakgrunn av e-postadresse eller brukernavn. Dermed vil det være vanskeligere å skulle opprette to ulike brukerprofiler til samme person.
Hvis du allerede er logget inn i en organisasjon, så skal du kun legge til den nye organisasjonen og trenger ikke styret med å logge inn på nytt.
Det er ikke lenger nødvendig å logge inn etter at du har fullført opprettelsen av din bruker.
Endringer for administrasjonen
Todelt administratorrolle
- Etter oppdateringen vil den tidligere administratorrollen være todelt, slik at du som bruker kan tildeles henholdsvis en brukeradministratorrolle og/eller en organisasjonsadministratorrolle.
Brukeradministrator:
Kan administrere og opprette brukere (erstatter den tidligere funksjonen ”Kan dagsordenansvarlig administrere brukere”).
Organisasjonsadministrator:
Kan administrere organisasjonen og se alle utvalg (uten å være dagsordenansvarlig).
NB: Du skal selv ha rettigheten for å kunne tildele den til andre. Når du har begge roller, svarer det til den tidligere administratorrollen.
Redigering av bruker
Ønsker du å redigere en bruker sine stamdata, kan du fortsatt finne listen med brukere og brukerinformasjon i Prepare, hvor du finner en lenke til selve redigeringen som nå foregår i den nye brukeradministrasjonen.
Ny invitasjonsflyt
Når du fremover vil opprette en bruker, finner du en ”Opprett bruker”-knapp under ”Brukere”. Du vil heretter bli ført direkte over i den nye brukeradministrasjonen for å ferdiggjøre invitasjonen, og vil avslutningsvis bli ført tilbake til Prepare.
Ønsker du å redigere en invitasjon, kan du fortsatt søke frem brukeren i Prepare, men selve redigeringen av den foregår også i den nye brukeradministrasjonen.
Invitasjonen utløper etter 30 dager, dette fremkommer også i invitasjonen på e-post.
I den nye brukeradministrasjonen vil du kunne finne listen med alle inviterte brukere i organisasjonen, og du vil kunne filtrere på inviterte og utløpte invitasjoner.
Brukerstatus flyttet til den nye brukeradministrasjonen
Status på brukerne er også flyttet til den nye brukeradministrasjonen, hvor du vil kunne filtrere på aktive brukere, deaktiverte brukere, sperrede brukere, samt brukere med utløpte passord.
Deaktivering og sletting av brukere er også flyttet til den nye brukeradministrasjonen
Organisasjonsinnstillinger flyttet til ny brukeradminsitrajon
Noen av de organisasjonsinnstillingene du tidligere har kunnet endre i Prepare, er flyttet til den nye brukeradministrasjonen. Her er det snakk om:
- Navn på organisasjon
- Språk på organisasjon
- Antall dager mellom skift av passord
- Antall tillatte feillogins
- Supportopplysninger: e-post, telefon, nettadresse og navn
Organisasjonsadministrator kan nå også aktivere to-faktor SMS-kode for en organisasjon, hvilket også nå gjøres i den nye brukeradministrasjonen.