Hvis I står i den situation, at jeres ESDH system skal skiftes ud, skal FirstAgenda også involveres. Vi har nemlig adskillige udvalg, der er integreret med det nuværende ESDH-system, og disse forbindelser skal opdateres i forbindelse med skiftet.
Sådan gør du i forbindelse med skift af ESDH-system
Når der sker et skift af jeres ESDH system, er det vigtigt, at I tager kontakt til FirstAgenda's support eller jeres kundeansvarlig hos FirstAgenda. Når I tager kontakt om skift af ESDH-system, har vi brug for at vide følgende:
- Hvilket ESDH-system i skifter til, og
- Hvornår i skifter ESDH-system. Hertil har vi også brug for at få oplyst, om skiftet sker af én omgang, eller om skiftet sker over flere etaper.
Fra FirstAgenda vil i modtage en excel fil, som allerede indeholder nogle oplysninger, hvortil I også selv skal udfylde nogle oplysninger.
Hvis I skifter ESDH-system i én omgang:
Excel filen som i modtager, indeholder fra start navnene på jeres nuværende udvalg i FirstAgenda samt deres ID i nuværende ESDH-system.
I skal udfylde:
- I excel filen vil der være en tredje kolonne ved navn "Nyt udvalgs ID", som I skal udfylde med udvalgets nye ID.
Når denne excel fil er udfyldt, sendes den retur til FirstAgenda, og vi sikrer os, at udvalgene skifter til de oplyste ID'er på den valgte dato.
Hvis I skifter ESDH-system i flere etaper:
Hvis i skifter ESDH-system over flere etaper, bedes i opdele excel filen efter dette. Dvs. at I opdeler excel-filen efter pågældende tidspunkter, hvor etaperne skal ske, med tilhørende udvalg.
Bemærk
Man kan ikke køre med to forskellige ESDH systemer på samme tid, medmindre de kører på samme struktur hos FirstAgenda. Er du i tvivl om dette kan efterspørge denne information hos FirstAgenda.
OBS: Organisationer som er ved at skifte fra Sbsys til SbsysWeb vil godt kunne bruge begge systemer på samme tid under denne proces.