Sådan fungerer 'Scanning af Data'
Med 'Scanning af Data' er det muligt at scanne jeres mødemateriale for CPR-numre, e-mails og telefonnumre inden frigivelse.
'Scanning af Data' bliver aktuelt når du skal til at frigive dit møde.
- Når du har importeret dit møde til Prepare, skal du klikke på knappen Scan og gå til frigivelse
- Dokumenter på mødet bliver nu scannet for de datatyper, der er blevet valgt, da funktionen blev aktiveret på udvalget.
Image
Hvis der ikke findes mulige forekomster
- Hvis der ikke findes mulige forekomster, kan du blot klikke på knappen Gå til frigivelse og herefter frigive mødet
Image
Hvis der findes mulige forekomster
- Hvis der bliver fundet mulige forekomster, bliver du gjort opmærksom på dette, og får en liste over pågældende dokumenter. Det vil også blive fremhævet, hvor i dokumenterne forekomsterne er fundet
Image
- Hvis du vil ændre i dokumenterne, skal du gå tilbage i det system, hvor du udarbejder dine dagsordener, og foretage ændringerne. Herefter skal du uploade mødet på ny i Prepare og foretage scanningen igen
- Hvis der herefter ikke findes flere forekomster, vil du blot møde skærmbilledet som vist ovenfor, hvorefter du kan frigive mødet
- Hvis du derimod vurderer, at der ikke skal gøre noget ved forekomsterne - det kan eksempelvis være i tilfælde af, at forekomsterne faktisk ikke indeholder personnumre - klikker du på knappen Gå til frigivelse
Image
- Herefter får du en bemærkning om, at du er ved at frigive en dagsorden med mulige forekomster. Vil du fortsat frigive på trods af dette, klikker du på Gå til frigivelse
Image
- Du vil herefter møde nedestående skærmbillede, hvor du som vanligt har mulighed for at knytte en kommentar til frigivelsen.
- Bemærk at feltet 'Scanning af Data' er markeret med et advarselstegn, for at gøre opmærksom på, at der er fundet forekomster, som ikke er blevet ændret
- Bemærk at feltet 'Scanning af Data' er markeret med et advarselstegn, for at gøre opmærksom på, at der er fundet forekomster, som ikke er blevet ændret
Image
- Klik på Frigiv for at frigive dagsordenen i Prepare
Vær opmærksom på
Scanningen af Data er udelukkende tekstbaseret. Dermed vil værktøjet ikke opfange potentielle CPR-numre, e-mails eller telefonnumre, hvis de fremgår i et billede. Vær samtidig opmærksom på, at vi på trods af brugen af et avanceret scanningsværktøj ikke kan garantere, at alle forekomster vil blive opdaget.