I denna uppdatering av Prepare introducerar vi flera nya funktioner och förbättringar för den administrativa delen av Prepare, som kan hjälpa till att effektivisera olika processer.
Val av primär mötessekreterare på instansnivå
I organisationer med flera mötessekreterare inom en instans har det varit svårt att identifiera vem som har det huvudsakliga ansvaret. I Webbadmin, under menyalternativet "Instans", kan andra mötessekreterare nu se vem som har det primära ansvaret inom instansen. Mötessekreterare väljer själva den primära från en lista. Det går att välja flera som primära, och fullständigt namn samt e-postadress visas.
Visning av slutna titlar och beslut innan publicering av ÄHS-möten
I Webbadmin markeras nu punkter med sekretess med en röd ram om en öppen titel och/eller ett beslut från ett sekretessärende har överförts från ÄHS till Prepare. Detta gör mötessekreterare uppmärksammade på att dubbelkolla öppna titlar och beslut innan mötet publiceras.
Visningen sker när instansen är aktiverad under Publicerings-API och därmed publiceras på en offentlig webbplats. Instansen måste också ha aktiverat "Visa titel på sluten punkt" och "Visa stängt beslut" under Publicerings-API.
Detta gäller endast möten som har överförts från ÄHS-system som stöder öppna titlar och beslut, och som skickar denna information till Prepare.
Journalföring av manuella protokoll till ÄHS
Nu är det möjligt att journalföra protokoll som skapats direkt i Prepare. Journalföringen sker automatiskt så snart en manuellt skapad dagordning får status som protokoll – antingen när beslut skrivs in i läsdelen av Prepare eller efter att mötet är avslutat.
För att journalföringsfunktionen ska fungera måste en klient installeras i den miljö som ska ta emot protokollet när det släpps i Prepare. Därefter måste "ÄHS-journalföring" aktiveras på instansnivå i Prepare och ett ärendenummer från ÄHS anges.
Efter att protokollet har släppts visas en status i mötesöversikten för dagordningsansvariga som visar "Behandlas", och därefter överföringens tidpunkt när den är slutförd.
VIKTIGT: Lösningen är främst utvecklad för SBSYS, men vi kan överföra till alla ÄHS-system, förutsatt att systemet har rätt struktur för att ta emot data. Detta varierar mellan olika ÄHS-system. Funktionen innebär en kostnad – kontakta därför er kundansvarige för mer information.
Övriga förbättringar och buggfixar:
- Utökat fönster för långa instanstitlar:
Instansfönstret har gjorts större för att bättre visa långa titlar, men med en maxbredd på kolumnen. - Ändringar vid godkännandepunkter:
En varning visas återigen vid publicering av dagordning/protokoll om det har gjorts ändringar i en punkt som kräver godkännande. - Tidsstämpel på godkännandeblad:
Felet där tidsstämpeln låg två timmar efter har åtgärdats. - Extra deltagare och notifikationer:
Ett fel som hindrade extra deltagare från att prenumerera på notifikationer i slutna instanser under vissa scenarier har rättats till.