Med återpublicering menar vi en förändrad agenda eller en agenda som har gjorts om till ett protokoll.
Som utgångspunkt sparas anteckningar och delade kommentarer när en ny version av en agenda eller protokoll publiceras. Även om nya punkter läggs till på dagordningen.
Där anteckningar, kommentarer och markeringar riskerar att försvinna är om mötessekreteraren tar bort en punkt, till exempel genom att flytta en punkt eller liknande. De kan också försvinna om till exempel anteckningarna skapas på sidan 15 i ett dokument, men mötessekreteraren har valt att radera en sida, vilket lämnar bara 14 sidor kvar. Då försvinner också anteckningen från sidan 15, men alla andra anteckningar bevaras.
Anteckningar, delade kommentarer och markeringar sparas mot objektets unika artikel-ID (DocumentSourceID), som skickas automatiskt från ÄHS-systemet. Och om artikel-ID:n ändras eller inte längre finns i dagordningen finns det inget som anteckningarna kan sparas mot. Nedan ser du scenarier där punkt-ID:n kan ändras:
Punkten har inte förändrat plats
Punktnummer och punktplats är desamma, men punkten har lagt till mer text, ändrat en rubrik eller andra mindre korrigeringar:
- Anteckningar, kommentarer och markeringar bevaras i både dokumentet och översikten
Punkten har förändrad plats
Punkten har flyttats upp eller ner i mötet så att det inte längre visas på samma plats som det ursprungligen skapades:
- Anteckningar, delade kommentarer och markeringar kan försvinna. Det beror enbart på ÄHS-systemet. Anteckningar, delade kommentarer och markeringar sparas mot punkternas unika punkt-ID:er, som automatiskt genereras i ÄHS-systemet. I de flesta fall ingår artikelns unika ID om objektet flyttas, så anteckningar, delade kommentarer och markeringar behålls och visas på artikelns nya plats.I vissa ÄHS-system genereras dock nya ID:er på punkterna om de flyttas uppåt eller nedåt. Och om punkt-ID:n ersätts med ett annat anses punkten som raderat och ersättas med en ny. I så fall har vi inte möjlighet att behålla anteckningar eller kommentarer. Inte heller som historiskt i "Översikten". Det här scenariot gäller SBSYS och KMD.
- I andra fall behålls anteckningar, delade kommentarer och markeringar på punktens ursprungliga plats om det inte finns något unikt punkt-ID på punkten.
Punkten eller bilagan har raderats
Om punkten eller bilagan har raderats från mötet har vi inget alternativ att behålla anteckningar, delade kommentarer och markeringar, och de kommer därför att gå förlorade.
OBS
Om det inte finns något unikt punkt-ID på punkten sparas anteckningarna i stället för på titeln och sorterings- / punktnumret. Detta innebär att om titeln eller sorteringen ändras av en återpublicering kommer anteckningar och kommentarer som sparats på punkten att raderas. Detta gäller endast ÄHS-system som inte använder punkt-ID (KMD och FICS).