I denne oppdateringen av Prepare kommer vi med flere nye funksjoner og forbedringer for den administrative delen av Prepare, som kan bidra til å effektivisere flere ulike prosesser.
Valg av primær dagsordenansvarlig på utvalgsnivå
I organisasjoner med flere dagsordenansvarlige i et utvalg har det vært vanskelig å identifisere hvem som har hovedansvaret. I Webadmin, under menyvalget "Utvalg", kan andre dagsordenansvarlige nå se hvem som er den primære dagsordenansvarlig i utvalget. De dagsordenansvarlige velger selv den primære fra en liste. Det er mulig å velge flere som primære, og fullt navn samt e-post vises.
Visning av åpne titler og vedtak før publisering av sak/arkiv-møter
I Webadmin markeres saker unntatt offentlighet nå med en rød ramme hvis en åpen tittel og/eller vedtak er overført fra sak/arkiv til Prepare. Dette gjør dagsordenansvarlige oppmerksomme på å dobbelsjekke åpne titler og vedtak på saker unntatt offentlighet før møtet publiseres.
Visningen skjer når utvalget er aktivert under Publiserings-API og dermed sendes til visning på en offentlig nettside. Utvalget må også ha aktivert "Vis åpen tittel" og "Vis åpent vedtak" under Publiserings-API.
Dette gjelder kun møter som er overført fra ESDH-systemer som støtter åpne titler og åpne vedtak, og som sender denne informasjonen til Prepare.
Arkivering av manuelle protokoller til Sak/Arkiv
Nå er det mulig å arkivere protokoller som er opprettet direkte i Prepare. Arkivering skjer automatisk så snart en manuelt opprettet sak får status som protokoll, enten ved at vedtak legges inn i lesedelen av Prepare eller etter møtets sluttidspunkt.
Før arkiveringsfunksjonen fungerer, må en klient installeres i miljøet som skal motta protokollen, når det publiseres i Prepare. Deretter må "Sak/Arkiv-arkivering" aktiveres på utvalgsnivå i Prepare, og et saksnummer fra Sak/Arkiv må legges inn.
Etter publisering av protokollen får den dagsordenansvarlige en status på møteoversikten som viser "Under behandling" og senere tidspunktet for overføring når den er fullført.
VIKTIG: Løsningen er primært utviklet for SBSYS (dansk sak/arkiv system), men vi kan overføre til alle Sak/Arkiv-systemer så lenge systemet har riktig struktur for å motta data. Dette varierer fra system til system. Det vil påløpe en kostnad for funksjonen – ta kontakt med din kundeansvarlig for mer informasjon.
Andre forbedringer og feilrettelser:
- Utvidet vindu for lange utvalgstitler:
Vinduet for utvalg er gjort større for bedre visning av lange titler, men med maksimal kolonnebredde. - Godkjennelses-funksjon, endring på godkjenningssaker:
Advarsel vises igjen ved publisering av sak/referat dersom det er gjort endringer i en godkjennelsessak. - Tidsstempel på godkjenningsark:
Feilen der tidsstempelet var to timer bak er rettet. - Ekstra deltakere og varslinger:
En feil som forhindret ekstra deltakere i lukkede utvalg fra å abonnere på varslinger i spesielle tilfeller, er løst.