Hvis dere befinner dere i situasjonen hvor deres Sak/Arkiv-system må byttes ut, må også FirstAgenda involveres. Vi har nemlig flere utvalg som er integrert med det nåværende Sak/Arkiv-systemet, og disse tilknytningene må oppdateres i forbindelse med byttet.
Slik går du frem i forbindelse med bytte av Sak/Arkiv-system:
Når det skjer et bytte av deres Sak/Arkiv-system, er det viktig at dere tar kontakt med FirstAgenda's support eller deres kundeansvarlige hos FirstAgenda. Når dere tar kontakt angående byttet av Sak/Arkiv-system, trenger vi å vite følgende:
- Hvilket Sak/Arkiv-system dere bytter til.
- Når dere bytter Sak/Arkiv-system. I tillegg trenger vi å få opplyst om byttet skjer på en gang, eller om det skjer i flere trinn.
Fra FirstAgenda vil dere motta en Excel-fil som allerede inneholder noen opplysninger, og dere må også selv fylle ut noen opplysninger.
Hvis dere bytter Sak/Arkiv-system på en gang:
Excel-filen dere mottar vil inneholde navnene på deres nåværende utvalg i FirstAgenda, samt deres ID i det nåværende Sak/Arkiv-systemet.
Dere må fylle ut:
- I Excel-filen vil det være en tredje kolonne med navnet "Nytt utvalgs-ID," som dere må fylle ut med utvalgets nye ID.
Når denne Excel-filen er fylt ut, sender dere den tilbake til FirstAgenda, og vi sørger for at utvalgene bytter til de oppgitte ID-ene på den valgte datoen.
Hvis dere bytter Sak/Arkiv-system i flere trinn:
Hvis dere bytter Sak/Arkiv-system i flere trinn, bes dere om å dele opp Excel-filen etter dette. Dvs. at dere deler opp Excel-filen etter de angitte tidspunktene hvor trinnene skal skje, med tilhørende utvalg.
Vær oppmerksom på:
Det er ikke mulig å bruke to forskjellige Sak/Arkiv-systemer samtidig, med mindre de opererer på samme struktur hos FirstAgenda. Hvis dere er usikre på dette, kan dere etterføre denne informasjonen hos FirstAgenda.