Ny og fleksibel mødeplan samt en række forbedringer og fejlrettelser
Denne opdatering introducerer en ny og mere fleksibel mødeplan i FirstAgenda Management med pladsholdere, parallel behandling og forbedret overblik. Derudover indeholder releasen en række forbedringer i navigation, adgangsstyring, notifikationer og brugeroplevelse.
Ny og forbedret mødeplan
Vi er glade for at præsentere en opdateret og mere fleksibel mødeplan, der gør det lettere at arbejde struktureret og fremadrettet med dagsordener på tværs af møder. Den nye mødeplan styrker sammenhængen mellem møder, skaber bedre overblik over kommende behandlinger og reducerer manuelt arbejde i planlægningsprocessen.
Funktionaliteter i den nye mødeplan:
- Pladsholder oprettes automatisk, når der tilføjes et punkt på mødeplanen
- Når moderpunktet ændrer status til Godkendt, overføres indhold og bilag automatisk til næste punkt på mødeplanen
- Mulighed for at tilføje parallelle møder til mødeplanen
- Beslutninger vises automatisk på kommende møder i mødeplanen, når et møde afsluttes
- Konsekvensrettelse af punktoverskrifter på resten af mødeplanen
- Mulighed for at slå videreførelse af beslutninger fra på udvalgsniveau
Forbedret layout og overblik i mødeplanen
Mødeplanen vises nu i sin fulde sammenhæng, uanset hvilket punkt man arbejder med, og uanset om møderne er aktive eller afsluttede. Der er tilføjet links, så man nemt kan navigere mellem punkterne på mødeplanen. Parallelle behandlinger kan ligeledes defineres direkte fra mødeplanen, hvilket giver et klart og samlet overblik.
Få en video-gennemgang af mødeplanen her
Se eller del også linket her med videoen.
Stil et spørgsmål og deltag i FAQ webinar: Vi ved, at nye funktioner kan kræve lidt tilvænning. Derfor inviterer vi til et FAQ-webinar, hvor vi gennemgår den nye mødeplan og besvarer jeres spørgsmål. Du kan tilmelde dig webinaret og indsende spørgsmål på forhånd via dette link.
Andre forbedringer og fejlrettelser
Konfiguration af beslutningshistorik
Det er nu muligt at konfigurere, om beslutninger fra et udvalg skal medtages, når et punkt videreføres til næste behandling på mødeplanen.
Det gør det muligt at kombinere eks. administrative og politiske møder i samme mødeplan, f.eks. ved at undlade administrative beslutninger, når et punkt videreføres til politisk behandling.
Flydende noter og markeringer
Flydende noter og markeringer i Prepare er nu også gældende for møder, der bliver overført fra FirstAgenda Management. Det betyder, at noter og markeringer i Prepare nu følger det dokument, hvor disse er blevet foretaget af den enkelte bruger
Læs nærmere om flydende noter her.
Bemærk: Hvis I ønsker at få aktiveret flydende noter og markeringer, skal I tage kontakt til jeres kundeansvarlige hos FirstAgenda.
Direkte adgang til det relevante punkt fra e-mailnotifikationer
Tidligere blev en dagsordensamler, der klikkede på et link i en e-mail-notifikation om et punkt, ført til selve dagsordenen i Management - og måtte derefter selv finde og åbne det relevante punkt.
Links i e-mailnotifikationer fører nu direkte til det relevante, udfoldede punkt – frem for blot til dagsordenen. Det giver hurtigere adgang og en bedre brugeroplevelse.
Adgang til punkter på afsluttede møder for sagsbehandlere
Sagsbehandlere kan nu tilgå deres egne punkter i en skrivebeskyttet visning, også efter at et møde er afsluttet. Det gør det muligt at anvende direkte punktlinks i notifikationer – også efter mødet er lukket. Dette er særligt aktuelt, når et møde afsluttes, og en sagsbehandler skal informeres om beslutningen.
For at få glæde af dette, skal notifikationen “Der er tilrettet en beslutning” tilrettes. Med fordel kan denne linje indsættes i notifikationen: "Gå direkte til mødet: {{current_meeting_link}}"
Brugere følger nu korrekt med ved flytning og kopiering af punkter
Tidligere, når et punkt blev kopieret eller flyttet, blev brugere med direkte adgang til punktet også overført sammen med det kopierede eller flyttede punkt.
Det er nu ændret, så kun de brugere, der har adgang til det udvalg, som punktet flyttes eller kopieres til, medtages - som det er tilsigtet.
Tydeligere tekster ved punktoprettelse
Teksterne ved oprettelse af punkter på en dagsorden er præciseret for at tydeliggøre forskellen mellem de to funktioner. Samtidig er rækkefølgen justeret, så den mest anvendte mulighed nu vises øverst.
Valgmulighederne hedder nu “Tilføj punkt fra punktskabelon” og “Tilføj alle punkter fra dagsordenskabelon”. Ændringen gør det enklere og mere intuitivt at oprette punkter.
Forbedret visning af punktoverskrift
Tidligere var pladsen til punktoverskriften meget begrænset, hvilket gav et mindre optimalt layout i den indlejrede visning i WorkZone. Dette er nu rettet, så visningen er visuelt forbedret.
Vær opmærksom på:
Releasen er på nuværende tidspunkt ikke tilgængelig for kunder med WorkPoint-integration.