Hvordan kan vi hjelpe?

Publisering fra ESA til FirstAgenda

Det er flere ting du bør være oppmerksom på, når du overfører dagsorden fra ESA til FirstAgenda.

FirstAgenda modtager data fra ESA Offentlige Webservice (EOW)

Her er det vigtig, at I sørger for at dagsordner og protokoller bliver modtaget/accepteret af EOW.

Overhold disse kriterier ift publicering til EOW

  • Dokumentet må være ekspedert og ha en journalstatus av type «På postliste» - f.eks. E.
  • Dokumentet må ha arkivformat (her: PDF/A) som aktiv variant.
  • Dokumentet må være publisert (enten ved å sette hake for ‘publisert’ i journalpostdetaljer i ESA web) eller vi valget ‘Gjør tilgjengelig for portal).
  • Dokumentet må ikke være unntatt offentlighet vha. en tilgangskode.

Er din dagsorden mer enn 40 dager gammel?​

  • Er din dagsorden mer enn 40 dager gammel, skal du skrive til FirstAgenda Support, slik at vi kan åpne opp for overføring av ”eldre” dagsordener.

Er status satt til KL?

  • Sjekk om status er satt til KL (KL = klar for behandling i utvalg) før publisering i ESA. Status kan ikke være SK (satt på sakskartet)

Har du gjort en endring i et dokument?

  • Hvis du gjør en endring inne i et dokument, skal du også gjøre en endring i dagsordendata. For eksempel, kan du sette en ekstra plass i feltet Møtested. Grunnen til at du også må gjøre en endring i dagsordendata, er at import servicen ikke kan se endringen i dokumentet.

Har du sjekket at vedlegg og dokumenter er offentlig tilgjengelige?

  • Hvis du opplever en mangel på et vedlegg i overføringen, kan det være fordi at vedleggene ikke er satt til å være offentlig tilgjengelige. Prokoms service har kun tilllatelse til å laste ned filer som er publisert og gjort offentlig tilgjengelig. Det samme gjelder ved saksdokumenter og protokoll

Viktig: Husk alltid å klikke på linken "Gjør tilgjengelig for portalen" når du publiserer i ESA.

Vær oppmerksom på at det kan ta opptil 20 minutter fra du har publisert i ESA til din agenda er overført til FirstAgenda.

Hvor godt besvarede denne artikel dit spørgsmål?