Hvordan kan vi hjelpe?

Hvorfor mislykkes min dagsorden?

Her på siden kan du lese om typiske feil som oppstår under opplasting av en dagsorden og hva de betyr:

Identisk dagsorden

  • Vises når vi har mottatt en dagsorden eller et referat uten noen synlige endringer. Det kan skje hvis det for eksempel har tilføyd tekst i et dokument uten endringer i møtets metadata. Systemet leser ikke i selve dokumentene, så det er nødvendig å også gjøre en endring i møtets metadata, ellers ignoreres dagsordenen da vi allerede har lastet opp alt før.
  • Løsning:
    Tilføy en ”synlig” endring i agsordenen, ved for eksempel å sette inn et ekstra mellomrom etter ”møtested” og publiser dagsordenen igjen.

Manglende dagsorden

  • Dagsordenen eller referatet vises ikke på noen av møteoversiktslistene.
  • Løsning, nytt utvalg:
    Er det snakk om et nytt utvalg, skyldes det at du ikke har meldt deg som dagsordenansvarlig i utvalget. Bli med i utvalget som ansvarlig for å publisere.
  • Løsning, eldre referat:
    Er det snakk om et eldre referat, skal du huske å stille inn sorteringsdatoen øverst på møteoversikte; still inn datoen fra det tidspunktet hvor møtet ble holdt. Møteoversikten viser som standard 14 dager bak i tid og 3 måneder frem.

Feil i XML

  • Dagsordenen er innlest med feil/mangler i XML’en fra sak- og arkivsystemet. Det kan for eksempel være en overskrift som mangler å bli fylt ut på en sak eller et vedlegg.
  • Løsning:
    Se gjennom dagsordenen for manglende innhold. Er alt som det skal være, kan du prøve å tilføye en ”synlig” endring i dagsorden, for eksempel ved å sette inn et mellomrom etter ”møtested” og publisere på nytt.

En eller flere filer mangler

  • Systemet kan ikke finne den riktige XML-filen i dagsordenen, eller XML-filen er uleselig for systemet.
  • Løsning:
    Tilføy en ”synlig” endring i dagsorden, for eksempel ved å sette inn et mellomrom etter ”møtested” og publisere på nytt.

Feil under innlesning av filer

  • Et eller flere dokumenter mangler i overføringen. Dvs filene ikke er sendt med i overføringen fra sak- og arkivsystemet. Det er ofte vedlegg eller bilder som mangler.
  • Det kan også skyldes at dokumentet inneholder en feil. For eksempel hvis dokumentet er skrivebeskyttet eller lignende. Du kan selv sjekke om dokumentet har en feil ved å åpne det. Under åpningen vil du dermed få en feilbeskjed eller info om at dokumentet er skrivebeskyttet.
  • Løsning (manglende filer):
    Sjekk at alle dokumentene er blitt publisert fra sak- og arkivsystemet og lander i kildemappen, hvor upload-klienten henter filene og overfører den til FirstAgenda. Er det snakk om et bilde som feiler, kan det kanskje skyldes at bildet har skiftet plassering. Fjern bildet og last det opp igjen i dagsordenen.
    Sjekk at ’images’-mappen i kildemappen til upload-klienten ikke er full, så det dannes kø. Slett alle bilder i mappen og publiser på nytt.
  • Løsning (feil i dokumentet):
    Er det en feil gjemt i dokumentet, skal dokumentet lagres på nytt ved å åpne det og trykke ”lagre som”, hvor du for eksempel skriver på NY til slutt i dokumentnavnet. Det er viktig at dokumentet lagres på ny og ikke bare får nytt navn. Vedlegg det nye dokumentet og publiser dagsordenen på nytt.

Øvrige feil

Det kan være flere årsaker til at en dagsorden feiler enn de nevnte eksemplene ovenfor. Har du forgjeves forsøkt å feilrette ut fra hjelpelisten, så kontakt FirstAgenda Support på support@firstagenda.com, så kan vi hjelpe deg med å finne årsaken til at dagsordenen mislykkes.

Hvor godt besvarede denne artikel dit spørgsmål?