Hvordan kan vi hjelpe?

Hva er godkjennelser?

Godkjennelses-funksjonen i Prepare gjør det mulig for møtedeltagere å godkjenne referater digitalt. 

Godkjenn referater digitalt 

Godkjennelser kan anvendes som en erstatning for det fysiske underskriftsarket som møtedeltagere noen ganger er forpliktet til å underskrive i forbindelse med godkjennelser, f.eks. ved politiske møter og styremøter. Ved å bruke den digitale godkjennelsen behøver ikke møteansvarlig lete rundt etter den perosonen som måtte gå like etter møtet og ikke rakk å signere. 

I Prepare får dagsordenansvarlig eller møteoppretteren raskt overblikk over hvem som har godkjent og hvem som mangler. I denne oversikten kan man også sende ut en påminnelse til ut til de møtedeltagerne som ikke har godkjent enda. Når alle godkjennelser er på plass, kan dagsordenansvarlig laste ned et godkjennelsesark som inneholder navn åp alle som har godkjent, samt tidspunkt for godkjennelsen. Arket kan dermed arkiveres ved behov. 

Funksjonen kan også brukes for å godkjenne enkeltstående saker - da skal godkjennelse kun aktiveres på sakene som krever godkjennelse. 

Eksempel på godkjennelsesprosess: 

  • dagsordenansvarlig publiserer en dagsorden i forbindelse med f.eks. et kommunestyremøte. På dagsordenen er det lagt til en ekstra sak (alltid siste sak). Denne saken navngis "Underskriftsark" og har en saksfremstilling med tekstinnholdet: "Beskrivelse av saken (overskrift)". 
  • utvalget skal godkjenne denne vedtaksprotokollen. For å godkjenne protokollen, skal hvert medlem underskrive ved å trykke på "Godkjenn". 
  • når møtet er ferdig, minner møtelederen alle deltagerne på at de skal godkjenne på saken "Underskriftsark" innen de går hjem. Hvis noen av møtedeltagerne allerede har gått, sender dagsordenansvarlig ut en påminnelse via funksjonen om at de skal huske å godkjenne.

Aktivering av godkjennelsesfunksjon 

Det er dagsordenansvarlig i utvalget som aktiverer godkjennelser, og når funksjonen først er aktivert vil godkjennelsesknappen bli synlig for møtedeltagerne. Hvordan du som dagsordenansvarlig slår godkjennelse på i et utvalg eller til et møte, og hvordan du gir rettigheter om å godkjenne, kan du lese mer i våre artikler om godkjennelse 

Hvor godt besvarede denne artikel dit spørgsmål?