Har I brug for at kommunikere som et samlet team fremfor som enkeltpersoner? Med den nye Gruppe-funktion i LetDialog kan I organisere medarbejdere i teams, så modtageren ser gruppens navn som afsender. Det skaber overblik for borgeren og fleksibilitet for medarbejderne, uden at gå på kompromis med dokumentation og sikkerhed. Læs med her og lær, hvordan I opretter, administrerer og kommunikerer professionelt som én samlet gruppe.
Hvad er grupper?
- Grupper er en ny funktion i LetDialog, der gør det muligt at samle medarbejdere i en gruppe, der kan tilføjes til en dialog, f.eks. medarbejdere i et botilbud eller teams.
- Når en gruppe tilføjes til en dialog, vil de kunne svare på beskeder med gruppens navn som afsender i stedet for de enkelte medarbejdere.
- Hvis I ønsker at anvende gruppe-funktionen i jeres organisation, skal I kontakte os for at få den aktiveret.
Fordelen ved Grupper er, at borgeren ikke skal forholde sig til mange forskellige navne, men blot ét teamnavn, hvilket øger trygheden og overskueligheden.
Hvem kan oprette en gruppe?
- En gruppe oprettes og vedligeholdes af en organisationsadministrator under “Organisation” → “Grupper”.
- En gruppe skal oprettes med et navn og medlemmer, men begge dele kan ændres efterfølgende.
Hvordan tilføjes en gruppe til en dialog?
- Når en gruppe er oprettet, kan den tilføjes til en dialog på samme måde som almindelige brugere.
- Når gruppen er tilføjet registreres det i aktivitets loggen. Gruppens medlemmer får en notifikation om, at de er tilføjet en ny dialog, og øvrige deltagere får besked om, at der er tilføjet en ny deltager i dialogen.
- Vær opmærksom på:
- at en gruppe ikke kan tilføjes til en dialog, hvori der findes en samtykkegiver. Ønsker man at have en dialog mellem samtykkegiver og gruppens medlemmer, skal medlemmer tilføjes med deres individuelle LetDialog brugere, så samtykkegivere har mulighed for at tage stilling til personerne. Det sikrer gennemsigtighed i dialogen.
- Der kan kun være én gruppe som deltager pr. dialog.
- Når en gruppe tilføjes til en dialog, modtager man en notifikation “Gruppe blev tilføjet til dialog”
Hvad vises der, når et gruppemedlem sender en besked?
- Gruppemedlemmer kan nu sende beskeder ligesom de er vant til i andre dialoger. Når dialogens øvrige deltagere modtager beskeden, vil gruppens navn stå som afsender udfra beskeden.
- Gruppemedlemmer og dialogansvarlig kan se hvilke medlemmer i gruppen, der har sendt beskeder.
- I pdf-udtrækket, som kun dialogansvarlig kan bestille, vil gruppemedlemmets navn og gruppens navn stå som afsender på beskederne, så der er styr på det i forbindelse med journalisering.
Sådan fjerner du en gruppe fra en dialog
- En gruppes kan fjernes fra en dialog på samme måde som en almindelig deltager.
- Når gruppen fjernes fra en dialog, vil afsendte beskeder være markeret som “Fjernet deltager”
Sådan redigerer du en eksisterende gruppe?
- Gå til gruppelisten, tryk på gruppe, som du ønsker at redigere. Her kan du ændre navnet, tilføje nye medlemmer, og fjerne medlemmer.
Sådan sletter du en gruppe
- Du sletter en gruppe ved at finde gruppelisten, tryk på de tre prikker og slet.
- Gruppens medlemmer vil miste adgang til dialoger, hvor den er tilføjet. Gruppens navn vil blive erstattet af ‘Fjernet deltager’ i alle dialoger, hvor et medlem har sendt en besked.