Hvad kan vi hjælpe med?

Hvad sker der med noter, kommentarer og markeringer efter genpublicering?

Med genpublicering mener vi en ændret dagsorden eller en dagsorden der er omdannet til et referat.

Som udgangspunkt bliver noter og delte kommentarer bevaret, når der kommer en ny version af en dagsorden eller et referat. Også hvis der tilføjes nye punkter i dagsordenen.

Der hvor noterne, kommentarer og markeringer risikerer at forsvinde sker, hvis dagsordensamler sletter et punkt, for eksempel ved at flytte et punkt eller lignende. De kan også forsvinde hvis noterne for eksempel er oprettet på side 15 i et dokument, men dagsordensamler har valgt at slette en side, så der kun er 14 sider tilbage. Så vil noten fra side 15 også forsvinde, men alle de øvrige noter vil bevares.

Noter, delte kommentarer og markeringer gemmes nemlig op imod punktets unikke punkt-id (DocumentSourceID), der medsendes automatisk fra ESDH-systemet. Og hvis punkt-id'et ændres eller ikke længere er til stede i dagsordenen, er der ikke noget som noterne kan gemmes op imod. Her forneden kan du se scenarier, hvor punkt-id'et kan ændres:

Punktet har ikke skiftet placering:

Punktnummer og punktets placering er den samme, men punktet har fået tilføjet mere tekst, ændret en overskrift eller andre smårettelser:

  • Noterne, kommentarer og markeringer
    bevaret både i dokumentet og overblikket

Punktet har skiftet placering 

Punktet er blevet flyttet op eller ned i mødet, så det ikke længere vises samme sted hvor det oprindeligt var oprettet:

  • Noter, delte kommentarer og markeringer forsvinder muligvis. Det afhænger fuldstændigt af ESDH-systemet. Noter, delte kommentarer og markeringer gemmes op mod punkternes unikke punkt-id'er, der automatisk genereres i ESDH-systemet. I de fleste tilfælde følger punktets unikke id med, hvis punktet flyttes, så noter, delte kommentarer og markeringer bliver bevaret og vises på punktets nye placering. Men i nogen ESDH-systemer genreres der nye id'er på punkterne, hvis de flyttes op eller ned. Og hvis punkt-id'et skiftes ud med et andet, betragtes punktet som slettet og erstattet af et nyt. I det tilfælde har vi ikke mulighed for at bevare noter eller kommentarer. Heller ikke som historiske i "Overblikket". Dette scenarie gør sig gældende for SBSYS og KMD.
  • I andre tilfælde bevares noter, delte kommentarer og markeringer på punktets oprindelige placering, hvis der ikke er noget unik punkt-id på punktet. 

Punktet eller bilaget er slettet:

Hvis punktet eller bilaget er slettet fra mødet, har vi ingen mulighed for at bevare noter, delte kommentar og markeringer, og de vil derfor være mistet.

Bemærk

Er der ikke noget unikt punkt-id at finde på punktet, gemmes noterne op mod titlen og sorteringen/punktnummmeret i stedet for. Dette betyder, at hvis titlen eller sorteringen ændres ved en genpublicering, vil noter og kommentarer, der var gemt på punktet slettes. Dette gør sig kun gældende for ESDH-systemer der ikke anvender punkt-id'er (KMD og FICS).

Hvor godt besvarede denne artikel dit spørgsmål?